Poste: Responsable Planification, Suivi & Évaluation et Capitalisation de la DAHW Togo
Contexte et Objectif
DAHW-TOGO est une organisation fondée à 1964, dont le siège social est situé à Av. de la Providence, BP 2271, Lomé et inscrite au registre sous le numéro 9500020. La DAHW-TOGO est le bureau pays de la DAHW Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe e.V., une organisation non gouvernementale allemande dont le siège social est situé à Würzburg, créée en 1957 et est enregistrée dans le Vereinsregister Nt. 19 de l’Amtsgericht Würzburg, dont les interventions médicales dans le domaine de la lèpre, la tuberculose et les maladies tropicales négligées sont complémentées par des projets sociaux qui promeuvent les grands piliers de la matrice de la réhabilitation à base communautaire, à savoir la santé, l’éducation, les moyens de subsistance, le social et l’empowerment. Dans le cadre de la restructuration de la DAHW au Togo, il est recherché un(e) Responsable de Suivi & Évaluation et Recherches.
Pour le développement du système de suivi et évaluation, planification et recherches dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets au Togo, en assurant la mise en place des outils, et mécanisme de suivi- évaluation (SEC), il/elle coordonne les procédures de gestion et de suivi des activités de formation. Ce travail se fera en relation avec tous les chefs de projets, les directives, orientations et outils PSE des projets.
Il/Elle assurera un suivi mensuel, trimestriel des indicateurs de performances des projets en coordination avec les Chefs des projets, le déroulement des activités planifiées et le niveau d’utilisation des ressources et l’évolution de la situation en vue d’identifier les goulots d’étranglement possible et proposer des solutions anticipatives.
Dimension du poste
Le poste de Responsable Planification, Suivi & Évaluation et Capitalisation est une partie intégrante de l’équipe du programme DAHW Togo. Il ou elle participe et contribue :
- A la mise en œuvre des études/recherches et à la planification des projets/programmes ;
- Au développement et à la mise en œuvre des plans de suivi-évaluation et de capitalisation ;
- Elaboration et mise en œuvre du plan de suivi et évaluation du projet et le suivi des plans de travail dérivés du cadre de performance (PSE)
- Veiller à ce que les indicateurs du Plan de performance soient pris en compte dans l’outil PSE des projets
- S’assurer que les rapports des études et évaluations répondent aux termes de référence pré- définis et sont soumis dans les délais prescrits ;
- Production de supports de collecte de données des activités des différents projets ;
- Promptitude et complétude et le contrôle de qualité des données ;
- Veiller à ce que les visites de vérifications de données sont mises en œuvre sur une base trimestrielle au moins ;
- Développer et voir au bon déroulement des formations en suivi et évaluation du staff impliqué;
- Participer à la production et à la capitalisation des rapports trimestriels et autres en relation avec le travail programmatique des Chefs de Projets
- Réaliser des missions de contrôle des données fournies par les acteurs terrain, et s’assurer de la qualité des chiffres communiqués avant la prise en compte ;
- Documenter et partager les leçons apprises dans le domaine de suivi et évaluation (S&E) et le format de rapports des projets, présentation et publications ;
- Suivre/évaluer l’exécution des différentes planifications en conformité avec la planification initiale et les résultats attendus.
Résultats finaux clés et responsabilités typiques
Rôles et responsabilité :
- Superviser la mise en œuvre des études/recherches de la DAHW ;
- Superviser la planification initiale des projets/programmes en lien avec les exigences de la DAHW;
- Superviser le développement et la mise en œuvre des plans de suivi et évaluations (S&E), suivre les progrès, évaluer l’efficacité, et diffuser les résultats des activités et innovations des différents projets ;
- Identifier les besoins en suivi et évaluation (S&E), la conception des systèmes de collection des données et indices pour l’évaluation des résultats du programme ;
- S’assurer que les informations nécessaires des rapports journaliers, collecte de données et études spéciales sont récoltées, analysées et utilisées pour diriger la planification de projets internes et informer les partenaires externes sur les activités et réussites des différents projets ;
- S’assurer que les activités de suivi et évaluation et Capitalisation (S&EC) permettent aux partenaires de suivre les progrès, défis et performances ;
- Evaluer l’impact du programme sur les populations cible ;
- Conduire des enquêtes sur l’efficacité du programme ;
- Contribuer à la recherche ;
- S’assurer que les composantes de suivi et évaluation (S&E) sont pleinement développées et intégrés dans les plans d’actions de tous les projets ;
- Participer aussi au développement et l’adaptation des indicateurs pour mesurer les résultats du programme, identifier et évaluer les meilleures pratiques et les approches dans le respect de l’art pour les différents projets.
- Conduire les évaluations en développant des indicateurs, établir des objectifs, suivre les programmes, s’assurer de la collection des données et rapporter (comme recommandé) les résultats périodiquement aux équipes de gestion des projets de la DAHW Togo ;
- Préparer est diffuser les rapports périodiques sur le programme en incorporant les statistiques et les enquêtes disponible ;
- Revoir et évaluer la disponibilité des données, (les entrées et sources de données), le flot des données, et l’emploi de ces données pour la prise de décision ;
- Mettre en œuvre, avec la collaboration des chefs de projets, des recommandations qui s’adressent aux lacunes actuelles de la collection des données, l’encodage, les sources, le flot, les formulaires, les registres et les rapports ;
- Suggérer plus de stratégies pour le renforcement de la collection des données, leur interprétation et leur emploi adéquat ;
- Suivre les données régulièrement et fournir les rapports techniques à l’équipe technique des projets afin d’assister dans le développement des buts et objectifs du programme ainsi que les stratégies et instrument S&E ;
- Assister au développement et à la documentation du plan pratique de PS&EC (Planification, Suivi-Evaluation et Capitalisation), ce qui inclut des instruments, méthodologies et approches ;
- Maintenir un inventaire de stratégie et meilleures pratiques à succès ;
- Veiller à une Alimentation mensuelle de la base de données
- Faire le point régulier de l’exécution des activités au Directeur de Programmes de la DAHW Togo selon une périodicité mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle ;
- Développer un système d’alerte et attirer l’attention des responsables des activités et des acteurs terrain sur les retards constatés dans la mise en œuvre et les facteurs de risque ;
- S’assurer de la qualité des données produites par le segment communautaire en systématisant sur toute la zone couverte des procédés et techniques de validation appropriées (missions de contrôle, supervisions croisées dans les zones d’intervention des projets etc.)
Résultats finaux
- Assister les chefs projets dans la mise en œuvre des études/recherches ;
- Assister les chefs projets dans la planification initiale des projets/programmes en lien avec les exigences de la DAHW ;
- Assister les chefs de projets à préparer les rapports mensuels, trimestriels et annuels de progrès conformément aux exigences des différents bailleurs et en respect des délais requis ;
- Assister les Chefs de projet à finaliser et soumettre au Directeur de Programmes les rapports annuels et de fin des projets
- Produire mensuellement le tableau de bord à présenter aux réunions de suivi PSE
- Vérification régulière de la fiabilité des données ;
- Coordonner la production et la mise en place d’approches et d’outils de suivi/évaluation pertinentes, en relation avec les CDP et les autres partenaires ;
- Réaliser des missions de contrôle des données fournies et s’assurer de la qualité des chiffres communiqués, avant la prise en compte ;
- S’assurer que les rapports des études pilotes et évaluation répondent aux termes de référence prédéfinis et sont soumis dans les délais prescrits ;
- Assurer la préparation technique des missions d’’évaluation interne et externe des projets, et répondre aux exigences requises dans ce cadre ;
- Produire au plus tard 30 jours après la fin du trimestre, les rapports de progrès ;
- Assurer le suivi de l’application des recommandations des revues et de toutes autres évaluations ;
- Contribuer au développement et à la révision des documents de suivi et évaluation ;
- Participer à la préparation et à la visite conjointe des différentes acteurs clés des projets
- Assister les chefs projets dans l’opérationnalisation d’un plan de capitalisation et est responsable du plan de capitalisation des actions de la DAHW.
Gérer les problèmes
- Capacité à résoudre un large éventail de défis liés à la planification, à la programmation, à la mise en œuvre, à la gestion des risques, au suivi-évaluation et à la capitalisation de différents projets de la DAHW au Togo
- Qualité de dirigent et capacité de donner conseils sur la planification, la programmation, la mise en œuvre, la gestion des risques, le suivi-évaluation et la capitalisation des différents projets de la DAHW au Togo
Communication et relations de travail
Interne : Niveau de contact
Tous les chefs de Projets de la DAHW Togo: Élevé
Externe: Niveau de contact
Responsables ou points focaux Suivi/Evaluation des partenaires: Élevé
Connaissance, compétences et comportements requis pour réaliser les objectifs du poste
Qualification et expérience
- Avoir au minimum une maitrise en Santé Publique, Biostatistique, Economie de Santé avec domaine de concentration significative sur le suivi/évaluation et techniques de recherches ;
- Avoir au moins dix (10) années d’expérience dans le Suivi Évaluation et en gestion de système d’information sanitaire dans des programmes de santé communautaire
- Avoir conduit et/ou participé à des études et évaluations en santé
- Faire preuve de compréhension et de familiarité avec une série de recherches appliquées et approches de suivi et évaluation (S&E), ceci inclus des systèmes d’information de santé ;
- Avoir de solides compétences analytiques et quantitatives, et l’aptitude de communiquer clairement et efficacement des informations techniques aussi bien aux collègues techniciens qu’aux collègues non techniciens ;
- Avoir une expérience et une expertise technique acquise par le travail avec des organisations communautaires, des ONG, et les gouvernements des pays hôtes ; avoir travaillé dans des programmes de santé au Togo.
Capacités spécifiques pour le poste
- Être capable de bien travailler indépendamment et en équipe ; être pro actif dans l’anticipation des besoins de travail et résolution des problèmes ;
- Avoir une maitrise orale et écrite du français ; une bonne connaissance de la langue anglaise est recommandée.
- Maîtrise des principes, méthodes et techniques des recherches qualitatives et quantitatives en santé publique
- Maîtrise des logiciels (SPSS, Epi Info, EXCEL, ACCES,) d’analyse de données quantitatives et qualitative, et des MS office (PPT, World, Internet/Intranet
- Capacité rédactionnelle,
- Capacité à suivre efficacement le travail de consultants
- Expertise en gestion des données et analyse statistique ;
- Connaissances des logiciels de traitement et d’analyse des données (SPSS, EPI-INFO, etc.)
- Capacités à analyser des données épidémiologiques et en dégager des conclusions ;
- Expérience en matière de supervision formative et coaching ;
- Capacités en négociation, apprentissage des adultes, et facilitation des réunions ;
- Esprit de synthèse et d’analyse ;
- Compétences en rédaction de rapports, comptes rendus, PV, résumés, articles et notes de synthèse ;
- Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
- Aptitude à effectuer des déplacements fréquents sur le terrain et hors du pays hôte.
Attitudes et compétences en leadership
- Être engagé au bien-être des enfants et en mesure d’adhérer à la vision et la mission de la DAHW, y compris l’engagement à l’égalité des sexes ;
- Ouverture d’esprit, et écoute attentive ;
- Forte capacité d’adaptation et esprit d’équipe ;
- Être proactif et travailler sous pression ;
- Communication orales et écrites claires et effectives ;
- Flexibilité conceptuelle et centre sur les résultats ;
- Adepte à faire des compromis et à faire des alliances stratégiques
- Défenseur des valeurs d’intégrité, de probité et loyauté ;
Dossier à fournir
Les candidats intéressés par ce poste peuvent envoyer leur dossier de candidature en courrier électronique au Directeur de Programmes à l’adresse : [email protected] ou [email protected] au plus tard le 17 janvier 2019.
Le dossier de candidature doit comporter
- Une lettre de motivation indiquant la prétention salariale et la disponibilité
- Un Curriculum Vitae à jour
- Copies non légalisées des diplômes obtenus
