BOAD
AVIS DE SOLLICITATION DE MANIFESTATION D’INTERET
Procédure restreinte internationale – Pré-qualification
Recrutement d’un prestataire pour la mise en place d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) à la BOAD AMI/001/2023/DAG-DTSI/BOAD
DESCRIPTION DU PROJET
1. Type de marché
Marche a prix forfaitaire.
2. Nombre et intitulé des lots
Marché en lot unique
3. Description du marché
Dans le cadre de la modernisation de son système d’archivage, la BOAD s’est dotée d’une Solution de Gestion Electronique des Documents (GED) qui a permis de dématérialiser un ensemble de processus métiers et de digitaliser la production documentaire y liée. En complément, elle souhaite mettre en place un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour la gestion et la conservation de ses archives à valeur probante.
Plus spécifiquement, le SAE permettra de garantir l’accessibilité, la pérennité, la confidentialité, l’intégrité et la réversibilité des archives. Ainsi, le prestataire devra fournir une solution intégrant toutes les étapes d’un processus d’archivage électronique de façon sécurisée jusqu’à la conservation des documents à valeur probatoire.
Les principales tâches du prestataire porteront, entre autres, sur :
– le pilotage et le suivi de la prestation ;
– l’étude et la définition des préconisations techniques ;
– la définition des spécifications fonctionnelles ;
– la fourniture et l’installation de la solution ;
– interfaçage du SAE avec la solution de GED ;
– la migration des documents numériques stockés sur le logiciel « Alexandrie » et le disque partagé
« p » vers le nouveau système d’archivage électronique ;
– le transfert de compétences techniques et fonctionnelles ;
– la maintenance applicative.
4. Budget maximum
Cinquante millions (50 000 000) FCFA
II. CONDITIONS DE PARTICIPATION
5. Éligibilité
La participation au marché est ouverte aux personnes morales (participant soit individuellement, soit dans un groupement consortium – de soumissionnaires :
(1) La participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale d’un État éligible, conformément au Guide des Procédures d’Achats de la BOAD (disponible sur le site web www.boad.org/politiques-procedures directives/ ;
(2) La participation aux appels d’offres est ouverte aux organisations internationales (par nature quel que soit le lieu où elles siègent). Les Organisations Internationales n’ont en effet à ce titre pas de nationalité. Ce sont des entités formées par au moins deux États et reconnues comme telles par un État tiers. Leur acte fondateur les défini : comme non sujettes aux lois nationales du pays de leur Siège ;
La participation d’une entité inéligible entrainera l’élimination automatique de l’offre concernée
6. Nombre d’offres
Une personne morale ne peut pas soumettre plus d’une offre, quelle que soit la forme de sa participation (soit individuellement, soit dans un groupement – consortium – de soumissionnaires). Dans le cas où une personne physique ou morale soumettrait plus d’une offre, toutes les offres auxquelles cette personne participe seront éliminées
7. Situations d’exclusion
Dans le formulaire de soumission, les soumissionnaires doivent soumettre une déclaration signée, incluse dans le formulaire standard de soumission, selon laquelle ils ne se trouvent dans aucune des situations visées au point 222 du Guide des Procédures d’Achats de la BOAD.
8. Possibilités de sous-traitance
La sous-traitance n’est pas autorisée
III. CALENDRIER PREVISIONNEL DES OPERATIONS
9. Date prévue de commencement du marché
Le marché doit débuter au plus tard le lundi 24 avril 2023
10. Durée de mise en œuvre du marché
Six (06) mois, y compris les délais à accorder à la BOAD pour la notification d’observations d’étapes.
IV. CRITÈRES DE SÉLECTION ET D’ATTRIBUTION
11. Critères de sélection
Les critères de sélection suivants seront appliqués aux candidats. Dans le cas où les offres seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s’appliqueront au consortium dans son ensemble :
1) Capacité économique et financière
soumissionnaire. Dans le cas où soumissionnaire est un organisme public, information équivalente devrait être fournie.
Avoir un chiffre d’affaires annuel moyen (calculé sur les années 2021, 2020 et 2019) supérieur ou égal au budget maximal alloué au marché.
2) Capacité technique du soumissionnaire
Avoir réalisé avec satisfaction, au cours des trois (03) dernières années (2022, 2021 et 2020), une (01) mission similaire de mise en place d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), d’un montant au moins égal au budget maximal du marché indiqué plus haut
La liste des candidats présélectionnés comprendra entre 4 et 8 candidats.
Si plus de huit candidats éligibles satisfont aux critères de sélection énumérés ci-dessus, leurs points forts et leurs points faibles doivent être réexaminés afin d’établir un classement de leurs candidatures et identifier les huit meilleurs candidats ayant participé à la procédure. Les seuls critères de comparaison additionnels qui seront pris en considération dans le cadre de ce réexamen sont, dans l’ordre dans lequel ils figurent ci-après, les suivants :
b) le plus grand nombre de marchés de services qui
satisfont au critère 2 ;
c) la valeur cumulée la plus élevée de tous les marchés de services qui satisfont au critère 2
NB: le premier critère de comparaison additionnel sera appliqué à tous les candidats éligibles qui satisfont aux critères de sélection. Si, après avoir appliqué le premier critère de comparaison additionnel, il n’est pas possible d’identifier les huit meilleurs candidats parce que deux candidats ou plus sont a égalité pour la 8e position, le second critère de comparaison additionnel ne s’appliquera qu’à ces candidats qui sont à égalité
12. Critères d’attribution
Offre économiquement la plus avantageuse
V. SOUMISSION DES MANIFESTATIONS D’INTERET
13. Date limite de réception des manifestations La date limite pour la réception des manifestations
d’intérêt est prévue pour le vendredi 10 février 2023 à 16 heures
14. Modalités de présentation des manifestations d’intérêt et renseignements à fournir
Les manifestations d’intérêt doivent être rédigées en utilisant le formulaire de soumission disponible sur le site web www.boad.org/avis-appel-manifestation/.
15. Informations complémentaires et modalités d’envoi des manifestations d’intérêt
Les candidats intéressés peuvent solliciter et obtenir des informations complémentaires sur la mission, entre 9h00 et 16h30 (GMT) auprès de la BOAD, par mail à l’adresse [email protected] avec copie à [email protected] et [email protected].
Les candidats intéressés par le présent appel à manifestations d’intérêt sont invités à envoyer leurs dossiers en français, par courriel (au format PDF) en précisant l’objet “Réponse à l’avis d’appel à manifestations d’intérêt – N° AMI/001/2023/DAG-DTSI/BOAD, au plus tard le 10 février 2023 à 16 heures (GMT) à l’adresse [email protected], avec copie à [email protected] et [email protected].
S’ils le souhaitent, les candidats peuvent envoyer une copie physique de leurs dossiers sous plis fermés portant l’adresse ci-dessous, en indiquant la référence de l’Avis a Manifestation d’intérêt en caractère bien lisible en français, avant la date limite du 10 février 2023 à 16 heures (GMT) :
Monsieur le Directeur de l’Administration Générale
Banque Ouest Africaine de Développement (BOAD) 68, avenue de la Libération
BP 1172 Lomé-Togo
Réponse à l’avis à manifestation d’intérêt-Référence N° AMI/01/2023/DAG-DTSI/BOAD
En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, cette dernière fait foi.
Les manifestations d’intérêt reçues après a date et l’heure limites susvisées ne seront pas examinées.
La BOAD respecte pour la mise en œuvre de cet appel d’offres, la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel.
Ainsi, et dans le cadre des envois électroniques des offres, toutes les données à caractère personnel seront traitées uniquement aux fins du présent appel d’offres, et pourront également être transmises aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection. Le soumissionnaire dispose d’un droit d’accès aux données à caractère personnel le concernant de même que d’un droit de rectification de ces données. Toute question du soumissionnaire, relative au traitement des données à caractère personnel le concernant, peut être adressée à la BOAD.
16. Debriefing
Tout prestataire qui souhaite connaitre les raisons pour lesquelles sa proposition n’a pas été retenue doit en faire la demande. La Banque communiquera dans les plus brefs délais par écrit l’explication du rejet de la proposition. Si le soumissionnaire fait la demande d’assister à une réunion de débriefing, il devra en assumer tous les coûts
17. Langue
Toutes les communications par écrit pour cette procédure d’appel d’offres et ce marché doivent être en français.
18. Base juridique
Le Guide des Procédures d’Achats de la BOAD, disponible sur le site web www.boadorg/politiques-procedures-directives/.
NB: La BOAD se réserve le droit de ne pas donner suite au présent avis de sollicitation de Manifestations d’intérêt
Retrouvez plus d’offres en rejoignant notre chaîne Telegram
