Le Centre d’Etudes de la Famille Africaine (CEFA), une institution régionale africaine de formation et d’assistance technique en santé de la reproduction, population et développement, équité et égalité de genre, VIH/SIDA et santé sexuelle et reproductive des jeunes, recrute pour son Bureau de Lomé, une Assistante au Directeur et au Conseil d’Administration .
Objectif global du Poste
L’Assistante au Directeur et au Conseil d’Administration assure les tâches d’assistante à la Direction, d’organisation et de coordination des activités du Directeur et du Conseil d’Administration tout en garantissant une confidentialité et le respect des procédures protocolaires dans tous les aspects de l’exercice de ses fonctions. Elle joue le rôle d’interface dans le circuit de l’information entre le Directeur, le Conseil d’Administration et les autres interlocuteurs aussi bien internes qu’externes.
Principales responsabilités
- Appui à la Coordination
Elle assiste le Directeur dans la gestion/ coordination des activités du Bureau, Elle gère l’agenda du Directeur et du Président du Conseil d’Administration, organise leur rendez-vous et coordonne la participation du Management aux différentes réunions internes et externes.
Elle assure le suivi des activités avec les autres unités du bureau et contribue à la bonne organisation des flux d’échange d’information aussi bien internes qu’externes.
Elle appuie le Directeur et le Président du conseil d’Administration dans le suivi de la mise en œuvre des décisions prises en réunion de Management et au niveau du Conseil d’Administration.
- Secrétariat du Bureau de la Direction
Elle rédige les correspondances de routine en français et en anglais au besoin. Elle assure le Secrétariat des réunions présidées par le Représentant ou le Président du Conseil d’Administration. Elle prépare les documents nécessaires aux réunions et missions/voyages officiels.
Elle assure le Service protocolaire : Réception des visiteurs de haut rang ; Organisation des réunions avec les personnalités de haut niveau ; Mise à jour de la liste protocolaire du gouvernement, du SNU, des partenaires ; Organisation des réceptions officielles.
- Appui à l’Administration/Finances
Elle prépare et organise les missions du Directeur, du Président et des membres du Conseil d’Administration. Elle participe à l’organisation et à la préparation logistique des réunions du Bureau.
- Relations de travail
Elle travaille en étroite collaboration avec :
- Le Directeur et le Président du Conseil,
- Les autres membres du personnel du Bureau, pour s’assurer de la transmission en temps utile des données pertinentes et instructions émanant du Directeur et du Conseil d’Administration
- Les Services du Gouvernement du pays hôte, les partenaires techniques et financiers au niveau local et externe, les partenaires de mise en œuvre
- Conditions de travail
Formation
- Baccalauréat +3 : Diplôme de Licence ou équivalent en communication, marketing ou relations publiques, assistance de direction
Connaissances et Expériences
- Trois (3) années d’expérience professionnelle dans le domaine approprié, au moins,
- Bonne connaissance en techniques d’Assistante de Direction,
- Bonne connaissance en relations publiques et protocoles,
- Bonne aptitude à la communication,
- Maîtrises des outils informatiques et logiciels courants de bureau,
- Maîtrise parfaite du Français,
- Bonne présentation.
Compétences requises
Valeurs
- Etre un exemple d’intégrité,
- Faire preuve d’un engagement total envers le CEFA
- Etre ouvert à la diversité culturelle,
- Etre ouvert au changement.
Langues
- Bonne maîtrise du français écrit et oral,
- Connaissance pratique de l’anglais écrit et oral serait un atout.
Dépôt des candidatures
Les candidatures comprenant un Curriculum Vitae et une lettre de motivation peuvent être :
- Envoyées par courrier à CEFA 08 B.P.: 80529 Lomé 08,
- Déposées au Bureau du CEFA 77, rue du Doufouli-Tokoin Cassablanca,
- Envoyées par mail à [email protected]
Les candidatures sont reçues jusqu’au 4 décembre 2018 à 17h.
