L’institut français du Togo recrute un(e) Chargé(e) d’accueil à compter du 25 janvier 2021.
Missions du poste :
Sous l’autorité du directeur et du directeur délégué de l’Institut Français du Togo, ainsi que de celle du secrétaire général, le (la) chargé(e) d’accueil est en charge des activités suivantes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
o accueillir, renseigner et orienter le public sur place, par téléphone et par mail avec amabilité ;
o recevoir, filtrer, orienter les appels du standard téléphonique ;
o identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ;
o assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’institut (propreté du site, disposition des sièges…) ;
o assurer l’affichage optimum de l’espace accueil selon l’ensemble des événements de la journée et de la semaine ;
o participer à la promotion des différents services de l’institut ;
o actualiser et entretenir ses connaissances sur le contenu de la programmation et de la tarification ;
o diffuser l’information à l’ensemble des publics qui se présentent à l’espace ;
o relayer auprès des différents services les retours qualitatifs et les besoins des différents publics sur les activités, l’accueil et la programmation.
o participer aux diverses missions liées au fonctionnement du service (courrier, archivages, classements, réassorts de documents, affichage, signalétique…)
o assurer une surveillance de l’espace et alerte en cas d’incident / accident.
- Assurer la tenue des encaissements de la régie de recettes de l’institut, il/elle doit :
o vérifier les moyens de paiement ;
o encaisser les recettes ;
o établir les reçus d’encaissement ;
o contrôler et remettre la caisse au régisseur de recettes ;
o documenter les écarts de caisse.
- Assurer les inscriptions à la médiathèque, il/elle doit :
o enregistrer les inscriptions dans le logiciel PMB ;
o établir les cartes de la médiathèque et les remettre au public ;
o préparer et contrôler les documents mensuels comptables liés aux inscriptions.
- Assurer la gestion de la billetterie lors des événements.
o Gérer les réservations, encaisser et délivrer les billets ;
o Assurer la billetterie jusqu’à la fermeture du guichet lors des spectacles.
Profil recherché :
- Formation en gestion d’accueil et satisfaction clientèle ;
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’Internet ;
• Aisance avec l’outil informatique (plateformes et logiciels de gestion) ;
• Savoir chercher une information et la mettre en application ;
• Parfaite maîtrise de la langue française (niveau C2 exigé) ;
• Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B1 à l’oral minimum) et de l’ewe ;
• Niveau BAC+ 2 minimum (accueil/secrétariat/bureautique).
Qualités requises :
- Sens de l’accueil (savoir écouter et conseiller) ;
• Être de nature calme et souriante ;
• Être curieux des activités de l’institut, intérêt pour la culture ;
• Rigueur, polyvalence et capacités d’organisation ;
• Goût pour l’administratif et le travail en équipe ;
• Force de proposition (communication) ;
• Savoir gérer le stress et être réactif.
• Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
• Esprit de synthèse et d’analyse ;
• Discrétion vis-à-vis des données qui pourront lui être confiées ;
• Bonne présentation.
• Ponctualité
Conditions d’emploi :
- Poste basé au sein de l’institut ;
• Contrat à durée déterminée (1 an) ;
• Volume horaire : 40 heures hebdomadaires du mardi au samedi ;
• Rémunération : selon les conditions de rémunération de l’Institut français ;
• Être résident au Togo
Pour postuler :
Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui ne détiennent pas la nationalité togolaise) est à adresser par voie électronique au plus tard le 31 décembre 2020, délai de rigueur, aux deux courriels suivants :
A mentionner en objet du courriel : Recrutement CHARGÉ(E) D’ACCUEIL
Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’institut.
NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
