Pathfinder International recrute un Gestionnaire des Opérations.

Image d’illustration

Résumé:

Gère et coordonne les fonctions d’exploitation des bureaux américains, y compris, mais sans y être limité, la gestion et la sécurité des installations, les services et les fournitures, les déplacements, les réunions avec tout le personnel et la gestion des documents.

Développe, examine, distribue et gère toutes les procédures administratives, y compris, mais sans y être limité, les déplacements, la gestion du courrier, la réception et la distribution des fax, la gestion des installations, les inscriptions à l’échelle mondiale, les attributions d’espaces de stationnement et de bureaux.

Coordonne les activités de l’Unité d’opérations et sert de conseiller et de ressource au personnel des opérations dans d’autres bureaux.

Pathfinder International est récipiendaire du projet AMPLIFY PF. C’est le projet phare de planification familiale et de santé reproductive de l’USAID / Bureau Régional de la Santé en Afrique de l’Ouest. AMPLIFY PF vise à soutenir stratégiquement et à influencer la réplication et l’intensification des principales Pratiques de PF à Haut Impact (HIP) par toutes les parties prenantes dans les grands centres urbains et périurbains, afin de développer durablement ces approches dans quatre pays cibles (Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Niger et Togo) et dans toute la sous-région.

AMPLIFY PF contribuera à la réalisation des objectifs du Partenariat de Ouagadougou – atteindre 2,2 millions d’utilisateurs supplémentaires de PF d’ici  2020 et atteindre des objectifs au-delà de 2020.

AMPLIFY PF s’appuie sur les réussites et les leçons tirées du précédent «AgirPF» et d’autres projets en Afrique de l’Ouest; et  aussi sur l’adoption récente de la politique de délégation des tâches par l’Assemblée des ministres de la Santé de la CEDEAO.

Au Niger, AMPLIFY PF interviendra dans les régions de Niamey et Zinder.

 Principaux Résultats de la Fonction : 

  1. Gestion et Supervision : recrute, embauche, perfectionne et supervise le personnel.
  2. Gestion du Budget : élabore et surveille le budget pour toutes les fournitures et tous les fournisseurs liés aux installations
  3. Accueil des Nouveaux Employés : effectue des séances d’orientation des employés sur l’utilisation des installations, le fonctionnement et l’utilisation des équipements d’opération, ainsi que sur les politiques administratives et les voyages
  4. Traitement et Livraison du Courrier : supervise les politiques, procédures et activités de la salle de courrier, y compris la gestion du courrier entrant et sortant
  5. Gestion des Installations : sert de liaison entre le propriétaire et les employés sur les questions liées aux installations; communique avec le propriétaire sur toutes les questions et réponses liées aux installations. Gère les fournisseurs liés aux installations. Planifie et coordonne les déplacements de bureau. Négocie et achète des produits et du mobilier. Élabore et maintient des plans d’urgence, y compris l’évacuation.
  6. Gestion des Déplacements : dirige le processus RFP pour les agents de voyages, opère la sélection et examine régulièrement  des fournisseurs. Examine régulièrement les politiques et processus de voyage et recommande des changements. Supervise le traitement des demandes de voyage afin d’assurer la conformité avec la politique de Pathfinder. Fournit des conseils aux employés sur les questions liées aux voyages
  7. Enregistrement Domestique : gère les relations avec les fournisseurs d’enregistrement et les autorités chargées des enregistrements. S’assure d’un enregistrement en temps opportun comme œuvre de bienfaisance.
  8. Unité d’Opération : coordonne les activités de l’unité opérationnelle des opérations mondiales. Sert de conseiller et de ressource au personnel des opérations de pays. Entretient les bases de données mondiales des enregistrements et des locations. Développe des politiques liées aux opérations mondiales.
  9. Gestion de Projet et Participation: dirige, gère ou participe aux équipes de projet inter-fonctionnelles.

Compétences Minimales Requises Spécifiques au Poste : 

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  • Opérations de la Salle de Courrier : connaissance avancée des meilleures pratiques pour l’établissement de politiques, procédures et pratiques d’une salle de courrier
  • Normes et lignes directrices sur la gestion des installations: connaissance avancée des règlements, règles et lignes directrices en vigueur pour la gestion des installations. Connaissance avancée des meilleures pratiques de gestion des installations
  • Enregistrements Domestiques : connaissance avancée des politiques, procédures et calendriers pour les enregistrements domestiques.
  • Meilleures pratiques en matière de politique de voyage : connaissance avancée des meilleures pratiques en matière d’établissement de politiques, procédures et lignes directrices pour les voyages
  • Capacités de leadership et de gestion : compétences avancées en supervision et en gestion. Maîtrise des compétences en formation d’équipe. Capacité avérée à produire d’excellents résultats
  • Analytique et Production de Rapports: compétences avancées dans l’analyse des données et la préparation des rapports.

Compétences Organisationnelles Minimales Requises:

  • Services de Santé et Droits Sexuels et Reproductifs : connaissance de base des principes, pratiques et services de planification familiale et de santé reproductive, y compris les stratégies et indicateurs.
  • Passion pour la Santé Sexuelle et Reproductive: engagement en faveur des services de planification familiale et de santé reproductive, des services liés au genre, à la santé maternelle et infantile, et de l’éradication des pratiques traditionnelles néfastes
  • Systèmes et Outils : connaissance avancée des produits de MS Office, y compris MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint
  • Analyse et jugement judicieux : compétences avancées en analyse et en dépannage. Capacité à effectuer des jugements judicieux. Capacité à améliorer les processus, promouvoir l’excellence et faire preuve de justesse et de rigueur
  • Langues : Aptitude avérée à écrire et parler dans les langues locales et la langue Anglaise
  • Communication: compétences avancées en communication orale et écrite en utilisant différentes formes de médias. Capacité à traduire des concepts complexes à des individus de tous les niveaux. Capacité à s’exprimer sur un éventail de questions techniques qui peuvent être en dehors du domaine d’expertise de l’individu
  • Passion pour les Services de Santé Sexuelle et Reproductive : engagement en faveur des services de planification familiale et de santé reproductive, des services liés au genre, à la santé maternelle et infantile, et de l’éradication des pratiques traditionnelles néfastes.
  • Compétences d’influence et de service à la clientèle : capacité avérée à influencer en utilisant des compétences diplomatiques auprès des intervenants clés. Compétences démontrées en matière de service à la clientèle.
  • Organisation, Planification et multitâches : compétences avancées en organisation et planification, en planification et gestion de projet. Capacité avérée à fixer des priorités, à respecter les délais et à effectuer de tâches multiples sous supervision minimale. Capacité avérée à coordonner des activités.
  • Autogestion et Travail en Équipe : capacité à travailler de manière autonome ou en tant que membre d’équipe, capacité à être axé sur les détails et à toujours faire preuve de justesse, de capacité à gérer efficacement le stress dans un environnement dynamique, aptitude à apprendre rapidement de nouveaux systèmes, processus et procédures et à adapter les pratiques locales aux normes universelles
  • Gestion Matricielle : capacité à prospérer dans une organisation matricielle.
  • Confidentialité : aptitude avérée à garder confidentiels les questions liées au travail. 

Éducation, Formation et Expérience Minimales Requises: 

  • Licence en Affaires ou dans un domaine apparenté, ou une combinaison d’études et d’expériences qui donne les compétences requises
  • 5 années d’expérience dans la gestion de bureau ou d’installations
  • Au moins 3 ans de gestion du personnel

Autres Informations : 

  • Exigence de Voyage (Moins de 10%)
  • Utilisation de téléphone cellulaire et téléphone de bureau ; d’ordinateur portable ou de bureau

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