AVIS D’APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE L’UNITE DE COORDINATION DU PAQEEB (Projet d’Appui à la Qualité et à l’Equité de l’Education de Base)
N° 001/2022/MEPSTA/CAB/SG/DAF/PRMP
1. Le gouvernement togolais a sollicité et obtenu un financement du Partenariat Mondial pour l’Education (PME) et l’Association Internationale de Développement (IDA) destiné à la mise en œuvre de son Plan Sectoriel de l’Education (PSE) à travers le Projet d’Appui à la Qualité et à l’Equité de l’Education de Base (PAQEEB). L’objectif général du PAQEEB vise à accroître l’accès, la rétention, la qualité et l’équité au niveau de l’éducation de base.
2. Pour une mise en œuvre efficace et efficiente du PAQEEB, il est prévu la mise en place d’une Unité de Coordination du Projet (UCP) qui fait l’objet d’un avis de recrutement.
3. Dans le cadre de la mise en place du personnel de l’Unité de coordination du PAQEEB, le Ministère des Enseignements Primaire, Secondaire, Technique et de l’Artisanat (MEPSTA) en charge de la mise en œuvre du projet, se propose d’utiliser une partie du financement, administré par la Banque Mondiale, pour effectuer les paiements autorisés au titre des contrats qui résulteront du présent avis de recrutement dont les postes à pourvoir sont les suivants :
– Coordonnateur de projet,
– Spécialiste en Gestion Financière,
– Spécialiste en Passation des Marchés,
– Spécialiste en suivi-évaluation,
– Auditeur Interne,
– Comptable,
– Assistant administratif,
– Chauffeurs.
4. Les missions et les profils pour chaque poste sont détaillés ci-après :
Poste n° 1 : Coordonnateur du projet
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Coordonnateur du projet
Lieu d’affectation : L’Unité de Coordination du Projet, Lomé
Reporte à : Secrétariat Général du MEPSTA
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une
durée de deux (ans).
II. MISSION
Le Coordonnateur du Projet est chargé de :
– assurer la bonne marche du projet tant sur le plan technique, financier qu’administratif ;
– assurer la mobilisation des organisations partenaires, la coordination opérationnelle de l’action ; et la gestion des ressources du projet ;
– coordonner les activités du projet et de s’assurer que le projet est correctement réalisé en termes de qualité, délais et coûts : il répond du projet vis-à-vis d’une part, du Gouvernement Togolais (le Point focal à la Présidence de la République, le Comité de Pilotage et le Comité Technique) à travers les différents organes de gestion mis en place, et d’autre part de la Banque mondiale ;
– la mise en œuvre des activités du PTA, de l’UCP, ainsi que des services de consultants, des services de conseils techniques tels que
les études et évaluations techniques ;
– l’apport de formation, l’organisation de campagnes d’information des médias et de communication, et la réalisation d’audits financiers ;
– la coordination quotidienne de l’équipe du Projet, du suivi des actions ;
– rendre compte au Secrétariat Général du MEPSTA, agissant en tant que coordonnateur stratégique du Projet, dans le cadre de l’exécution des activités dudit Projet. Il est le responsable de la bonne marche tant sur le plan technique, financier qu’administratif du Projet.
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, le Coordonnateur du Projet doit assurer le bon fonctionnement tant sur le plan technique, financier qu’administratif du Projet ainsi que la planification opérationnelle et la supervision de la mise en œuvre des activités du projet.
A cet effet, il :
– assure la de la mise en œuvre du projet conformément aux documents de projet convenus entre l’Etat togolais et l’IDA/PME ;
– prépare la consolidation des programmes d’activités dans le respect des dispositions de l’Accord de Financement. Il prépare la consolidation du budget et en assure l’appui du Maître d’Ouvrage délégué dans l’exécution après approbation de la Banque Mondiale ;
– assure la gestion des ressources humaines, la gestion technique et la gestion financière (payement des salaires) de l’Unité de Coordination de même que le recrutement et la gestion d’autres personnels (consultants et autres) et la mobilisation du fonds alloué ;
– prépare et met à jour les documents (programme de travail, plan de passation de marchés et autres) à soumettre à l’avis de non objection de la Banque Mondiale ;
– prépare pour présentation au Comité de Pilotage et aux autorités compétentes (Ministère de l’Economie et des Finances, Ministères Sectoriels, Banque Mondiale) les rapports consolidés trimestriels d’avancement des activités et d’évaluation technique, budgétaire, financier et comptable du Projet ;
– veille au suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions de supervision, d’audit et du Comité de Pilotage ;
– supervise la consolidation de la programmation des activités du Projet concourant à la réalisation du Projet ;
– organise les réunions de coordination (périodique ou sur demande) afin de mettre à jour le calendrier des activités, discuter et résoudre les problèmes éventuels freinant la bonne marche des activités ;
– garantit la bonne utilisation des fonds ;
– coordonne et supervise la gestion administrative, financière et technique ;
– suit de manière proactive les activités des composantes du Projet ;
– assure la gestion des fonds et des biens (matériels de bureau) mis à la disposition du projet avec planification, suivi et contrôle budgétaire ;
– élabore et adapte les stratégies, procédures et outils de mise en œuvre du projet ;
– encadre et suit les prestataires de service recrutés pour appuyer la mise en œuvre des activités du projet (préparation des TDR, choix des prestataires, suivi des prestations) y compris ceux menés par le MOD et le Panel consultatif environnemental, social et en infrastructures/génie civil ;
– assure le suivi de l’exécution de la Convention des COGEP et COGERES avec le MEPSTA ;
– assure la facilitation des échanges, la circulation de l’information et la coordination de l’élaboration des documents de communication (élaboration de PV de réunions, comptes rendus de visites ou de missions, …) entre tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet ;
– développe et met en œuvre une stratégie de gestion des connaissances efficaces, en assurant la capitalisation et la diffusion des acquis,
des réussites et des échecs ;
– développe la concertation et la collaboration avec toutes les parties prenantes du projet et les bailleurs de fonds ;
– conduit la réalisation de toutes autres tâches requises pour la bonne exécution du projet.
IV. PROFIL RECHERCHE
Le Coordonnateur du Projet doit disposer de :
– un diplôme universitaire de niveau minimum BAC+5 ou un Master ou un diplôme d’ingénieur dans l’un des domaines ci-après : planification et gestion de projets, sciences de l’éducation, économie ou gestion ou autres diplômes équivalents ;
– 05 ans d’expériences au minimum sur un poste de responsabilité dans une unité de coordination dont 03 ans d’expériences dans la coordination de la mise en œuvre de projets de développement sous financement de Partenaires Techniques et Financiers, et de solides expériences dans la gestion d’équipes pluridisciplinaires ; une expérience dans la coordination des projets sous financement de la Banque Mondiale ou du Partenariat Mondial pour l’Education serait un atout ;
– une très bonne capacité de négociation et de communication ;
– très bonnes connaissances des procédures des institutions financières en matière de passation des marchés ;
– fortes expériences en suivi et évaluation de projets ;
– une forte capacité de négociation et de relations
institutionnelles (avec les institutions gouvernementales et les bailleurs de fonds puis la société civile,)
– une bonne connaissance du système éducatif togolais ;
– une maîtrise de l’outil informatique de base (Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook) ainsi qu’idéalement d’un logiciel de gestion de projet ou de gestion comptable ;
– une maîtrise de la langue française, écrite et parlée puis une bonne connaissance de l’Anglais ;
– une excellente capacité rédactionnelle ;
– une bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
– une bonne capacité d’écoute et de communication ;
– une bonne capacité à travailler sous pression et en équipe.
Poste n° 2 : Spécialiste en gestion financière
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Spécialiste en gestion financière
Lieu d’affectation : L’Unité de Coordination du Projet, Lomé
Reporte à : Coordonnateur du projet
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une
durée de deux (ans)
II. MISSION
Coordonner les mécanismes de gestion financière et de décaissement efficaces. Superviser et appuyer la performance des opérations financées par le projet. Veiller aux respects des normes internationales régissant la pratique professionnelle comptable et les procédures de la Banque Mondiale et des procédures administratives, comptables et financières du projet.
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, le Spécialiste en gestion financière est chargé de :
– s’assurer de la tenue d’un tableau de bord permettant d’obtenir les informations sur la comptabilité générale et budgétaire du projet ;
-faire des propositions d’amélioration devant faciliter la production d’informations comptables et financières pertinentes et fiables sur l’exécution du projet en collaboration avec les responsables des Ministères concernés par le projet et les gestionnaires du SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances Publiques) ;
– présenter les informations sur l’exécution budgétaire et financière du projet (sous une forme compréhensible) accompagnées de notes explicatives et d’analyse pertinente sur la base des données tirées du SIGFIP et autre système d’information public ;
– établir le calendrier de préparation du budget en indiquant d’une part, les personnes et les structures responsables et d’autre part, la date limite des travaux en conformité avec le calendrier budgétaire approuvé par le coordonnateur ;
– centraliser les plans d’opération annuels et les budgets des composantes et sous composantes du projet ;
– préparer et coordonner le processus d’élaboration budgétaire en liaison avec les spécialistes en passation des marchés, en suivi-évaluation et les responsables des structures d’exécution du Projet ;
– assurer le suivi de la bonne exécution des budgets ;
– préparer les rapports de contrôle budgétaire trimestriels, semestriels et annuels, puis d’analyse des écarts ;
– maintenir le contact étroit avec le bureau local de la Banque Mondiale pour toutes les questions se rapportant à la gestion financière et aux décaissements du projet ;
– exécuter les tâches de supervision financière du projet et veiller à ce que les différentes agences d’exécution reçoivent l’appui nécessaire pour mettre en œuvre leur programme annuel de travail ;
– appuyer la mise en place du système de suivi financier et comptable du projet en particulier la définition des modalités de gestion des fonds à mettre à la disposition des structures d’exécution des activités du Projet ;
– participer au suivi de l’exécution des contrats ;
– assurer le suivi des opérations financières des comptes du projet et l’aide à la levée des contraintes qui pourraient freiner l’exécution ;
– assurer l’établissement des états financiers consolidés du projet sur la base des données recueillies du SIGFIP, et du mécanisme de financement des dépenses publiques par le trésor public ;
– assurer le contrôle du respect des procédures de gestion financière convenues pour la mise en œuvre du Projet ;
– assurer le transfert des compétences aux cadres concernés afin de garantir un suivi budgétaire adéquat et un niveau de consommation satisfaisant des ressources mobilisées ;
– établir et suivre les demandes de décaissement auprès de la Banque Mondiale ;
– suivre les paiements pour la reconstitution des fonds de roulement et des demandes de paiements directs effectués ;
– approuver avec le coordonnateur de l’UCP toutes les sorties de fonds, et cosigner à ce titre les chèques et ordre de virement ;
– réaliser des missions de supervision de la gestion financière au niveau des partenaires d’exécution afin d’anticiper les problèmes et
proposer des mesures d’accompagnement qui garantissent la mise en œuvre satisfaisante des activités sur le plan de la gestion financière ;
– coordonner l’ensemble des travaux comptables aussi bien au niveau de l’UCP qu’au niveau des structures d’exécution ;
– veiller à la bonne utilisation des équipements du projet, leur codification, leur maintenance, la tenue annuelle d’inventaire physique et la tenue à jour du registre des biens ;
– préparer l’organisation et le déroulement de l’audit externe annuel ;
– suivre la mise en œuvre des recommandations formulées à l’issue des audits et supervision de la Banque Mondiale ;
– assurer le suivi des conventions de financements en vue de permettre d’analyser les difficultés de mobilisation de ressources afin de
proposer des solutions d’amélioration ;
– assurer la traçabilité financière des opérations du projet pour un fonctionnement optimum ;
– assurer la protection des stocks et des équipements acquis contre les risques de tout genre (vols, destructions, etc.) et veiller à leur utilisation rationnelle ;
– s’assurer que la gestion des stocks soit réalisée au moyen d’outils adéquats et conformément au manuel de procédures ;
– prendre toutes les mesures permettant de localiser et d’identifier les équipements ;
– procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de biens et services avant tout décaissement de fonds ;
– contribuer à la préparation de toute la documentation nécessaire à l’examen trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution du Projet ;
– contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des appels d’offres, des termes de références et de contrats des marchés ;
– assurer la clôture des comptes annuels du Projet au 15 mars au plus tard ;
– préparer et transmettre des rapports intérimaires financiers non audités (RIF) à la Banque mondiale dans les délais conventionnels ;
– gérer la trésorerie du Projet de manière efficiente ;
– assurer un suivi permanent des dépenses non encore payées, mais engagées sous forme de biens et services déjà commandés ;
– assurer une bonne appréciation et une bonne confection des prévisions budgétaires ;
– instaurer et gérer un système de comptabilité analytique permettant d’analyser les écarts entre les prévisions et les réalisations puis
proposer des mesures correctives ;
– consacrer du temps (à définir en début d’année avec la Coordination du Projet) pour des missions de terrain.
IV. PROFIL RECHERCHE
Le spécialiste doit :
– disposer au minimum d’un diplôme universitaire de niveau BAC +4 en comptabilité, gestion, ou contrôle de Gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
– avoir une formation en gestion fiduciaire des projets et programmes de développement ;
– avoir une formation en audit et implémentation du contrôle interne des projets et programme de développement sera un atout ;
– justifier d’une expérience d’au moins cinq (05) ans dans les domaines de la comptabilité, contrôle de gestion, audit, acquise en entreprise (privées ou publiques), en cabinet d’audit et d’expertise comptable, dans les projets de développement ou dans une institution internationale de développement ;
– avoir exercé durant 03 ans au poste de spécialiste en gestion financière sur un projet financé par les Partenaires Techniques et Financiers ; une expérience en gestion financière des projets sous financement de la Banque mondiale serait un atout ;
– avoir une bonne connaissance des procédures de financement de projets et programmes financés par les partenaires techniques et financiers (Banque Mondiale, AFD, BAD, etc…) ;
– avoir une connaissance avérée des procédures d’exécution du budget général de l’Etat et du SIGFIP ;
– avoir une bonne connaissance des procédures
administratives ; une expérience avec les services financiers de l’administration publique sera un atout ;
– avoir une expérience avérée de l’environnement de la gestion financière des projets financés par la Banque Mondiale sera un atout ;
– avoir une expérience avérée de l’environnement de la gestion financière des projets régionaux sera un atout ;
– disposer d’une expérience pratique d’utilisation de logiciels bureautiques (Excel, Word, PowerPoint,) et de l’Internet ;
– avoir une bonne maîtrise des logiciels comptables de préférence ceux utilisés dans la gestion des projets de développement (SAARI,
SAP, TOM2PRO etc…) ;
– pouvoir travailler de concert avec sa hiérarchie tout en gardant une certaine autonomie ;
– être organisé(e), rigoureux (se) et capable de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
– avoir une bonne capacité rédactionnelle et de communication en français ;
– être apte à travailler en équipe et avoir de bonnes capacités relationnelles ;
– être capable de travailler sous pression.
Poste n° 3 : Spécialiste en passation des marchés
Description du poste
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Spécialiste en passation de marchés
Lieu d’affectation : L’Unité de Coordination du Projet, Lomé
Reporte à : Coordonnateur du projet
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une durée de deux (ans)
II. MISSION
Veiller à l’application des procédures de passation de marchés pour l’acquisition des travaux, des biens et services du projet.
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, le spécialiste en passation de marchés est chargé de :
– élaborer et mettre à jour périodiquement la Stratégie de Passation des Marchés pour le Développement (PPSD en Anglais) ;
– assurer l’élaboration et l’actualisation du plan de passation des marchés ;
– inscrire et tenir à jour dans le STEP (Systematic Tracking and Exchanges in Procurement) toutes les activités de passation des marchés ;
– suivre au quotidien la base de données du projet sur le STEP pour s’assurer de sa qualité et que tout document est bien archivé à l’étape correspondante de la feuille de route de l’activité ;
– préparer les avis à manifestation d’intérêts et les dossiers d’appel d’offres, les demandes de propositions et les demandes de cotation ;
– préparer, lancer et mettre à jour les avis généraux de passation des marchés ;
– préparer et lancer les avis spécifiques de passation de marchés ;
– veiller à une large diffusion de ces avis en les faisant publier, si requis dans UNDB et si nécessaire dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion ;
– veiller au respect des dispositions de passation des marchés contenues dans l’accord de financement du projet ;
– veiller à ce que les règles, les procédures et les arrangements institutionnels de passation des marchés y compris de contrôle d’acquisition de la Banque Mondiale ou du pays selon les accords de financement et les manuels, soient respectés à tous les stades des acquisitions de biens, travaux et de services ;
– assister le coordonnateur du projet et la PRMP du MEPSTA dans la préparation des contrats, après l’obtention des avis de non objection si requis, et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées ;
– participer aux séances publiques d’ouverture des plis pour fournir des conseils et assurer le contrôle qualité des rapports d’ouverture des offres et propositions reçues, préparés par les sous commissions d’analyse et les commissions d’évaluation ;
– élaborer les projets de contrats et de marchés afférents au projet ;
– assurer le suivi de l’exécution et la mise à jour du plan de passation des marchés ;
– assurer la mise en place et la mise à jour d’un système d’archivage, incluant toutes les pièces nécessaires à la revue a postériori des auditeurs et des missions de supervision ;
– tenir à jour la liste des marchés avec indication des méthodes et des étapes ;
-établir et suivre les bons de commandes ;
– suivre l’exécution des contrats de services et des marchés de fournitures ;
– contrôler les commandes en instance, les encours de marchés et le suivi des factures des fournisseurs ;
– superviser la confection des dossiers d’appel d’offre et de cotation au niveau des agences d’exécutions ;
– coordonner et suivre toutes les opérations de passation de marchés du projet ;
– assister les agences d’exécution dans la mise en œuvre des procédures de passation de marchés ;
– assister le coordonnateur et la PRMP dans toutes autres tâches relevant de sa compétence ;
– assurer la libération des cautions de soumission conformément aux dispositions prévues dans les dossiers d’appel d’offres ;
– assurer le suivi des dossiers de passation des marchés ;
– élaborer les rapports trimestriels sur la passation des marchés du projet ;
– élaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens, travaux et services prévues sur le financement du projet pour toutes les composantes ;
– veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres, et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des
membres compétents de l’Administration avant de requérir si besoin l’avis de non objection de la Banque Mondiale ;
– contribuer à la résolution des plaintes et insérer les informations en temps réel dans le STEP ;
– signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus notamment les cas de fraude et corruption, de trafics d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initié ;
– veiller à ce que les engagements relatifs aux marchés soient systématiquement communiqués au Spécialiste en Gestion Financière du Projet ;
– prendre les mesures nécessaires pour que les biens soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits indiqués et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;
– préparer les documents nécessaires pour les missions d’audits et de revues a posteriori ;
– assurer la formation régulière de l’équipe projet et des structures de mise en œuvre sur les règles et procédures de la Banque mondiale ;
– assurer la liaison avec les autorités compétentes de la Direction Nationale du Contrôle des Marchés Publics et l’Autorité de Régulation des Marchés Publics en tant que de besoin pour faciliter les avis de non objection nécessaires et la régulation ;
– saisir en temps réel, le Plan de Passation des marchés dans l’outil électronique STEP de la Banque mondiale et faire dérouler à travers cet outil toutes les activités de passation des marchés à toutes leurs étapes y compris l’exécution, aussi bien celles qui sont en revue à priori qu’à posteriori ;
– assister la PRMP et le coordonnateur dans la gestion des recours, des litiges, et les faire introduire dans le STEP ;
– produire hebdomadairement un tableau de suivi des marchés, mensuellement un rapport de suivi des marchés, et trimestriellement une situation des marchés qui permettra de contribuer à l’élaboration du Rapport de Suivi Financier (RSF) ;
– mettre en place un système de classement et d’archivage des dossiers de passation des marchés qui inclura les versions électroniques dans le STEP pour chaque marché et tous les documents relatifs à ce marché y inclus les documents relatifs aux paiements, aux litiges, aux livraisons, aux réceptions, en vue de permettre toute revue a posteriori de la Banque Mondiale.
IV- PROFIL RECHERCHE
Le spécialiste doit :
– disposer au moins d’un diplôme universitaire minimum (BAC + 4) en ingénierie, passation des marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, économie, ou domaine connexe ;
– avoir au moins 05 ans d’expérience professionnelle à un poste de spécialiste en passation des marchés acquise en entreprise (privées ou publiques), en cabinet d’audit, dans les projets de développement ou dans une institution internationale de développement ;
– avoir exercé durant 03 ans au poste de spécialiste en passation des marchés sur un projet financé par les Partenaires Techniques et Financiers ; une expérience en passation des marchés sur un projet sous financement de la Banque mondiale serait un atout ;
– avoir une parfaite connaissance des procédures de passation des marchés des bailleurs de fonds multilatéraux (BM, AFD, BAD,…) ;
– maîtriser des applications et logicielles couramment utilisées (World, Excel, PowerPoint) ainsi que les outils de communications tels que les courriels ;
– avoir une bonne maitrise du STEP et du logiciel TOM2 Marché ;
– avoir une bonne connaissance du code des marchés publics du Togo ;
– être apte à travailler en équipe ;
– être apte à travailler efficacement et sous pression ;
– avoir une excellente capacité de communication écrite et orale en français ; la connaissance de l’anglais est un atout.
Poste n° 4 : Spécialiste en suivi-évaluation
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Spécialiste en suivi-évaluation
Lieu d’affectation : L’Unité de Coordination du Projet, Lomé
Reporte à : Coordonnateur du projet
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une
durée de deux (ans)
II. MISSION
Assurer le suivi de l’exécution de l’ensemble des composantes et activités du Projet conformément aux dispositions des manuels d’exécution et des procédures, ainsi que de l’évaluation des performances de la mise en œuvre et des impacts économiques et
sociaux du Projet. Le Spécialiste en Suivi et Evaluation devra, selon l’approche GAR, assurer la mise à jour des outils de suivi-évaluation, le suivi des indicateurs du projet, et coordonner la mise en œuvre du plan de suivi-évaluation.
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, le spécialiste en suivi-évaluation est chargé de :
– superviser la mise en œuvre du Système de Suivi-Evaluation du projet ;
– élaborer le planning d’exécution et de suivi des activités du projet ;
– coordonner les activités de collecte, de contrôle, de traitement, de stockage et de diffusion des informations nécessaires au suivi de l’exécution des activités du projet en collaboration avec les points focaux et autres partenaires du projet ;
– évaluer les résultats de l’ensemble des activités du projet ;
– analyser et expliquer les écarts entre les réalisations et les prévisions pour chaque composante et activité du projet et formuler toutes recommandations appropriées pour améliorer les performances du projet ;
– rédiger les rapports trimestriels et annuels d’activités, en liaison avec le Spécialiste en gestion administrative et financière et le Spécialiste en passation des marchés ;
– coordonner le suivi (contrôle et audit) des cadres et plans environnementaux et sociaux ainsi que la collecte et l’analyse des indicateurs environnementaux et sociaux ;
– assurer la mise en œuvre et la gestion du Système de Gestion de l’Information et la participation à la supervision des activités du projet ;
– faire la mise à jour des plans de travail sur une base annuelle, en tenant compte des réalisations, de l’orientation stratégique du projet et des commentaires de la Banque Mondiale ;
– assurer l’intégration des indicateurs sociodémographiques du Projet dans les manuels de suivi-évaluation et leur suivi adéquat ;
– concevoir et mettre en place un système de planification, suivi et évaluation des activités ;
– renseigner et suivre les indicateurs de performance du projet sur la base du cadre des résultats du document d’évaluation du projet ;
– définir des sous-indicateurs et indicateurs d’activités contribuant à l’atteinte des indicateurs du cadre des résultats ;
– assurer un suivi rapproché de ces indicateurs et prendre les mesures nécessaires pour assurer l’atteinte des indicateurs de performance ;
– organiser les missions de suivi-évaluation du Projet et collecter les données de terrain pour renseigner le cadre des résultats du projet avant les missions d’appui à la mise en œuvre de la Banque mondiale ;
– assurer dans les délais l’élaboration des PTA des projets selon le format standardisé retenu, en collaboration avec les responsables techniques du Projet, les responsables financiers et de passation des marchés ;
– former les parties prenantes à l’utilisation des manuels de suivi-évaluation du projet ;
– attirer l’attention du Coordonnateur sur les éventuels risques de contre-performances du projet ;
– élaborer les rapports trimestriels et annuels sur l’état d’avancement du projet ;
– préparer pour diffusion les informations sur l’évolution du projet ;
– assurer la pérennité des informations du projet (centralisation et conservation des rapports d’études, aide-mémoires, procès-verbaux, rapports périodiques, etc.).
IV PROFIL RECHERCHE
Le spécialiste en suivi-évaluation doit :
– disposer d’un diplôme universitaire de niveau Bac +4 au moins en statistique, en planification, en économie, en gestion de projet de développement, en administration publique, ou équivalant ;
– avoir au moins 05 ans d’expérience professionnelle en suivi & évaluation acquise en entreprises (privées ou publiques), dans les projets de développement ou dans une institution internationale de développement ;
– avoir exercé durant 03 ans au poste de spécialiste en suivi évaluation sur un projet financé par les Partenaires Techniques et Financiers ; une expérience en suivi évaluation sur un projet sous financement de la Banque Mondiale serait un atout ;
– avoir une excellente capacité d’analyse, de synthèse, de rédaction et d’organisation ;
– être motivé pour la bonne réalisation du Projet ;
– avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, MS Project, logiciels de gestion de bases de données, TOM2PRO) ;
– avoir d’excellentes capacités rédactionnelle et de communication en français ; une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.
Poste n° 5 : Auditeur interne
Description du poste
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Auditeur interne
Lieu d’affectation : L’Unité de Coordination du Projet, Lomé
Reporte à : Inspection Générale des Finances
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une
durée de deux (ans)
II. MISSION
Assurer le respect de l’application des procédures dans les domaines de l’administration générale, de la gestion programmatique, de la passation des marchés, de la gestion financière et le suivi de la mise en œuvre adéquate des contrats signés avec les différents prestataires du projet.
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, l’Auditeur interne est chargé de :
– définir la stratégie d’audit du Projet et la mettre en œuvre ;
-produire des rapports d’audit suivant une périodicité au moins trimestrielle, les faire endosser par l’inspection générale des finances et les transmettre au Secrétariat Général du Ministère des Enseignements Primaire Secondaire et de l’Artisanat et à la Banque Mondiale ;
– contribuer aux missions d’audit d’autres structures publiques tenant compte de sa disponibilité par rapport au planning convenu sur le projet ;
– identifier les dysfonctionnements au niveau de toutes les Composantes du Projet, ainsi que leurs conséquences et proposer des solutions au Secrétariat Général du MEPSTA pour y remédier ;
– conduire les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que les procédures sont respectées et que les activités de la Coordination, des acteurs de la mise en œuvre et des prestataires de services se déroulent de manière satisfaisante ;
– travailler en collaboration avec les auditeurs financiers et techniques ;
– s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externes sur les comptes du projet ;
– s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des différentes missions de supervision y compris celles de la Banque Mondiale ;
– veiller à la bonne application des manuels des procédures et des procédures de gestion fiduciaires de la Banque Mondiale ;
– apprécier a posteriori et par sondage, les transactions financières faites par le projet, en s’assurant de leur opportunité, de leur régularité et des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ;
– s’assurer de la qualité des rapports financiers intermédiaires et des états financiers émis par le projet ;
– établir un rapport d’audit interne trimestriel sur les missions effectuées au cours de la période, ledit rapport devra être disponible dans les 45 jours qui suivent la fin du trimestre,
– apporter un appui technique et des conseils dans les domaines de gestion financière, systèmes de contrôle de gestion, budgétisation,… ;
– passer en revue les systèmes financiers et documents comptables des bénéficiaires pour s’assurer que les dépenses reportées au projet peuvent être vérifiées sur des documents comptables dûment validés ;
– exécuter toutes missions qui pourraient s’avérer nécessaires à la bonne marche du Projet, à la demande du Secrétaire Général et en concertation avec l’inspection générale des finances.
IV PROFIL RECHERCHE
L’auditeur interne doit :
– avoir un niveau BAC + 4 au minimum en audit, comptabilité, gestion, ou contrôle de gestion (DECS, DESCF, MSTCF, …) ou tout autre diplôme équivalent ;
– avoir reçu des formations complémentaires en audit et contrôle interne des projets ou toutes autres formations spécifiques serait un atout ;
– justifier d’une expérience professionnelle générale d’au moins cinq (05) ans dans une structure privée ou dans une administration publique dans le domaine de la comptabilité, finances, contrôle de gestion, audit interne, audit financier ;
– avoir exercé pendant au moins trois (03) ans au poste d’auditeur interne sur un projet de développement ;
– avoir une expérience avérée de l’environnement des projets financés par la Banque Mondiale sera un atout ;
– avoir une bonne connaissance des procédures de gestion des projets financés par des partenaires au développement (Banque Mondiale, AFD, BAD, …),
– avoir une bonne connaissance des procédures des partenaires au développement en matière de gestion financière et de passation de marchés ;
– avoir une bonne connaissance des normes internationales d’audit interne ;
– être capable de travailler sous pression et avoir une bonne aptitude à travailler en équipe ;
– pouvoir travailler de concert avec sa hiérarchie tout en gardant une certaine autonomie ;
– être organisé(e), rigoureux (se) et capable de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
– avoir de bonnes capacités rédactionnelles et de communication en français ;
– avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.).
Poste n° 6 : Comptable
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Comptable
Lieu d’affectation : L’unité de Coordination du Projet, Lomé
Reporte à : Spécialiste de la gestion financière du projet
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une
durée de deux (ans)
II. MISSION
Veiller au bon fonctionnement du système comptable
du projet et assurer la tenue et l’enregistrement régulier de la comptabilité.
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, le Comptable est chargé de :
– collecter et classer les dossiers comptables des opérations d’encaissement et de décaissement ;
– imputer et saisir régulièrement dans le logiciel de gestion toutes les pièces justificatives des opérations effectuées ;
– obtenir, analyser puis consolider mensuellement la comptabilité des agences d’exécution en vue de leur centralisation à l’UCP ;
– participer à l’élaboration des Plans de Travail et Budgets Annuels (PTBA) ;
– tenir la comptabilité générale, analytique et budgétaire du projet ;
– établir mensuellement tous les documents comptables (journaux, livres, balances…) ;
– préparer les demandes de paiements et de retraits des fonds, ainsi que toute la documentation nécessaire au décaissement, conformément aux directives de la BM ;
– tenir à jour les comptes ainsi que les opérations préparatoires aux vérifications comptables ;
– élaborer mensuellement les états de rapprochement des comptes bancaires à soumettre au contrôle et à l’approbation du Spécialiste de la Gestion Financière (SGF) ;
– suivre et analyser les opérations relatives aux comptes du projet ;
– élaborer des états financiers ;
– exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées par le SGF ;
– préparer les demandes de paiement et/ou de remboursement ;
– préparer et assister les missions d’audit financier ;
– contribuer à la gestion administrative des ressources humaines avec le SGF ;
– assurer la garde et l’établissement des chèques et règlements des dépenses ;
– assurer l’établissement des reçus de chèques et la tenue du registre y relatif ;
– suivre les transferts et la justification de fonds aux partenaires de mise en œuvre des activités du Projet et élaborer la situation financière de chaque structure / agence ;
– assister le spécialiste en gestion financière dans l’organisation des missions d’audit externe et des missions d’appui à la mise en œuvre du Projet par la Banque Mondiale et le gouvernement ;
– participer à la préparation et l’organisation des réunions (y compris les sessions du comité de pilotage) et ateliers dans le cadre des activités du Projet ;
– assister le spécialiste en gestion financière dans la tenue des dossiers du personnel ;
– organiser sous la supervision du spécialiste en gestion financière, les inventaires physiques des immobilisations et fournitures du Projet ;
– faire les rapprochements de l’état d’inventaire physique avec le fichier comptable des immobilisations ;
– tenir et mettre à jour les fiches de stocks de fournitures ;
– tenir à jour le registre des immobilisations ;
– tenir les fiches individuelles des immobilisations ;
– immatriculer les immobilisations ;
– préparer les ordres de virement de salaires et des versements dus aux organismes sociaux et à l’administration fiscale ;
– préparer et distribuer les bulletins de paie ;
– veiller au respect du calendrier de déclarations et de versements des cotisations sociales et fiscales ;
– approvisionner les demandeurs en fournitures ;
– veiller à la tenue de la comptabilité matière ;
– exécuter toute autre tâche proposée par le Coordonnateur du projet ou le spécialiste en gestion financière entrant dans le cadre des
activités du Projet.
IV PROFIL RECHERCHE
Le comptable doit :
– disposer d’un diplôme universitaire de niveau BAC +3 au minimum en comptabilité, gestion, ou Contrôle de Gestion ou tout autre diplôme équivalent,
– Justifier d’une expérience professionnelle générale d’au moins cinq (05) ans dans les domaines de la comptabilité, finance, audit acquise en entreprises (privées ou publiques), en cabinet d’audit et d’expertise comptable, dans les projets de développement ou dans une institution internationale de développement ;
– avoir exercé pendant au moins trois (03) ans comme comptable sur un projet financé par les Partenaires Techniques et Financiers ;
– avoir une bonne connaissance des procédures de financement de projets et programmes financés par la Banque mondiale serait un atout ;
– avoir une expérience avérée de l’environnement de la gestion financière des projets financés par la Banque Mondiale sera un atout,
– avoir une connaissance avérée des procédures d’exécution du budget général de l’Etat et du SIGFIP sera un atout ;
– avoir une bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’Internet ;
– avoir une bonne maîtrise des logiciels comptables de préférence ceux utilisés dans la gestion des projets de développement (Saari, Sap, Tompro, etc) ;
– être capable de travailler sous pression et avoir une bonne aptitude à travailler en équipe ;
– pouvoir travailler de concert avec sa hiérarchie tout en gardant une certaine autonomie ;
– être organisé(e), rigoureux (se) et capable de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
– avoir un esprit d’analyse et de synthèse ;
– avoir une bonne capacité rédactionnelle et de communication en français ;
– être apte à travailler en équipe et avoir de bonnes capacités relationnelles.
Poste n° 7 : Assistant administratif
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Assistant administratif
Lieu d’affectation : L’Unité de Coordination du Projet,
Lomé
Reporte à : Coordonnateur de Projet
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une durée de deux (ans)
II. MISSION
– assister le coordonnateur dans la gestion administrative du projet.
– organiser les réunions,
– préparer, rédiger et mettre à jour les correspondances,
– saisir et distribuer les documents nécessaires à la tenue de la réunion ;
– assurer un accueil de qualité en veillant à la prise en charge des visiteurs.
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, l’assistant administratif est chargé de :
– réceptionner et enregistrer les courriers Arrivée ;
– préparer les correspondances et enregistrer les courriers Départ ;
– distribuer les courriers imputés aux membres de l’équipe et assurer le suivi de leur traitement ;
-préparer les missions/Voyage des membres de l’équipe de mise en œuvre du projet, prendre les dispositions relatives à leurs déplacements en assurant la liaison avec les autres services ;
– réceptionner, enregistrer, trier et faire ventiler les courriers ;
– recevoir et orienter les appels téléphoniques ;
– orienter ou accompagner le public vers l’interlocuteur ou le service compétent ;
– tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités du Projet ;
– dupliquer, relier des documents ;
– effectuer toute autre tâche administrative qui lui sera confiée dans le cadre des activités du projet ;
– assister le Responsable Administratif et Financier dans la gestion administrative du personnel (dossiers du personnel,) ;
– coordonner les activités du vaguemestre pour la transmission des courriers ;
– créer et gérer un système de classement et de suivi des dossiers et veiller à leur confidentialité ;
– tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités des projets ;
– assister le Spécialiste en Gestion Financière dans la gestion administrative du personnel (dossiers du personnel, élaboration et suivi du planning des congés, élaboration et suivi du planning de l’évaluation du personnel),
– organiser le planning de rotation des chauffeurs pour la mise à disposition de véhicules aux agences d’exécution et autres structures
partenaires de la mise en œuvre du projet ;
– organiser le planning des chauffeurs pour les missions ;
– coordonner les activités des chauffeurs pour la transmission des courriers ;
– effectuer toute autre tâche administrative qui lui sera confiée dans le cadre des activités du projet ;
– tenir et mettre à jour, le carnet d’adresses ;
– suivre l’agenda du Coordonnateur ;
– participer à la rédaction de notes et tableaux ;
– assurer l’interface et l’organisation logistique entre le personnel de soutien logistique, chauffeur, du coursier et les membres de l’équipe, y compris l’organisation et la programmation de leurs déplacements ;
– participer à l’organisation de séminaires et formations ;
– apporter l’appui polyvalent à l’équipe de la coordination du projet ;
– préparer les missions de terrain pour le suivi/supervision de la mise en œuvre des activités ;
– gérer la caisse des menues dépenses du projet ;
– gérer le stock des consommables informatiques et bureautiques ;
– gérer les fournitures de bureau et les produits d’entretien ;
IV PROFIL RECHERCHE
L’assistant administratif doit :
– être titulaire d’un Diplôme universitaire de niveau minimum Bac + 3 en secrétariat de direction ou autre diplôme équivalent ;
– avoir au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle en qualité d’assistant administratif acquise en entreprise (privées ou publiques), dans les projets de développement ou dans une institution internationale de développement ;
– avoir exercé pendant au moins trois (03) ans
comme assistant administratif sur un projet financé par les partenaires techniques et financiers ;
– avoir une expérience au sein des projets financés par la Banque Mondiale sera un atout,
– justifier d’une solide maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point) ;
– avoir une aptitude à la rédaction administrative ;
– avoir le sens de l’organisation et une capacité à travailler sous pression ;
– avoir une rigueur, une autonomie et beaucoup d’initiative professionnelle ;
– posséder des techniques de base du tri et du classement des documents ;
– maîtriser les techniques relatives à l’accueil téléphonique ;
– être capable de travailler dans l’urgence et respecter les échéances ;
– être capable de travailler en équipe ;
– respecter la confidentialité.
Poste n° 8 : Chauffeur
I. INFORMATIONS SUR LE POSTE
Titre du poste : Chauffeur
Lieu d’affectation : L’Unité de Coordination du Projet, Lomé
Reporte à : Spécialiste en Gestion Financière
Durée du poste : un (01) an renouvelable pour une
durée de deux (ans)
II. MISSION
Conduire les véhicules du projet qui lui seront affectés pour les activités du projet nécessitant un déplacement (rendez-vous officiels, courses, missions et distribution du courrier, etc.) avec toute la discrétion requise et conformément au code de la route et autres dispositions règlementaires applicables, notamment en ce qui concerne le port de la ceinture de sécurité, l’usage du
téléphone au volant …)
III. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Plus spécifiquement, le chauffeur est chargé de :
– se tenir à la disposition du personnel du projet pour les déplacements occasionnés par le service ;
– tenir les carnets de bord disposés dans les véhicules, à chaque déplacement ;
– procéder à l’approvisionnement des véhicules en carburant conformément aux instructions données ;
– entretenir régulièrement les véhicules placés sous sa responsabilité notamment veiller à ce que le nettoyage, les révisions périodiques et réparations soient convenablement effectuées ;
– anticiper toutes difficultés techniques et les signaler rapidement en cas de survenance ;
– s’assurer que les véhicules disposent de pièces prévues par la réglementation ;
– réaliser les tâches appropriées en cas d’accident, notamment informer le supérieur hiérarchique, prendre des photographies des dommages et participer au processus de constat de police ou de gendarmerie ;
– conduire le véhicule du projet et tout autre véhicule qui lui sera confié sur la ville de Lomé et vers les grandes villes du pays ;
– assurer d’une manière sûre et responsable tous les déplacements professionnels des membres et collaborateurs du projet, les hôtes et les visiteurs officiels ;
– veiller à la planification et à la préparation des déplacements (itinéraires, temps de déplacement, respect des horaires, etc.).
– accueillir les visiteurs du projet à l’aéroport et leur faciliter les formalités de voyage ;
– assurer l’entretien quotidien du véhicule (vérification de l’huile, de l’eau, de la batterie, des freins, des pneus, etc.) et les visites techniques nécessaires ;
– assurer le suivi technique et l’entretien des véhicules ;
– assurer la propreté (intérieure et extérieure) des véhicules – aider à la logistique en cas de manifestations (séminaires, ateliers, foires, etc.) ;
– veiller à ce que les réparations soient portées à la connaissance du coordinateur du projet et suivre leur exécution ;
– effectuer des courses de la coordination et faire des petits achats ;
– tenir de manière précise et consciencieuse le carnet de bord, le registre de consommation d’essence, des vidanges, des graissages, des réparations, etc. ;
– exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées par le coordinateur du projet ;
– accomplir toutes tâches qui peuvent lui être confiées en rapport avec sa fonction.
IV PROFIL RECHERCHE
Le chauffeur doit :
– avoir au moins le diplôme de Brevet d’Etudes du Premier Cycle (BEPC) ;
– avoir un permis de conduire de catégorie B ;
– avoir des connaissances minimales en mécanique / électricité automobile afin d’être apte à effectuer des réparations mineures sur les
véhicules le cas échéant ;
– avoir au minimum cinq (05) ans d’expérience générale en qualité de chauffeur dans une structure publique ou privée et dans l’utilisation de véhicules de type berline et 4×4 ;
– avoir exercé pendant au moins deux (02) ans comme chauffeur sur un projet financé par les partenaires techniques et financiers ;
– justifier d’une expérience de missions effectuées à l’intérieur du pays ;
– avoir une bonne connaissance des règles de conduite et de sécurité routière ;
– avoir une aptitude à travailler en équipe ;
– être disponible pour le travail selon les exigences du coordinateur du projet ;
– avoir de l’intégrité professionnelle et justifier d’une bonne moralité : loyauté, discrétion, discipline, flexibilité, ponctualité ;
– avoir la capacité d’adaptation, de priorisation, une ouverture d’esprit, du dynamisme, de la patience ;
– maîtriser la langue française (parler et écrit).
4. Le Ministère des Enseignements Primaire, Secondaire, Technique et de l’Artisanat invite toutes les personnes intéressées par les présentes missions et ayant des expériences confirmées dans les différents domaines à manifester leur intérêt en fournissant les informations suivantes :
une lettre de motivation et un curriculum vitae précisant sa qualification, un casier judiciaire vierge datant de moins de trois (03) mois, une copie de la nationalité du candidat, les copies des diplômes exigés dans la fiche de poste, les expériences ou missions réalisées, les références similaires, ainsi que tous autres documents justificatifs. Le mode de sélection est celui de consultant individuel.
5. La mission se déroulera au sein de l’unité de coordination du projet à Lomé avec des descentes sur le terrain pour une durée d’un (01) an renouvelable pour une durée de deux (02) ans. Les prestations commencent dès la signature du contrat.
6. Le processus de sélection se déroulera en deux phases :
– une phase de présélection sur CV par l’établissement d’une liste restreinte des candidats les plus qualifiés ;
– une phase d’interview des candidats présélectionnés sur la base de la liste restreinte validée par la Banque Mondiale.
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s par téléphone ou e-mail.
7. Les informations complémentaires relatives aux missions peuvent être obtenues à l’adresse indiquée au point 9 aux heures suivantes : du lundi à vendredi de 8 h à 12h et de 15h à 17h (heures locales).
8. Les candidats intéressés par le présent avis sont donc invités à transmettre les candidatures à la PRMP du MEPSTA avec en objet sur l’enveloppe la mention « recrutement du personnel de l’Unité de coordination du projet PAQEEB. Poste (préciser le poste souhaité », à n’ouvrir qu’en séance d’ouverture des plis.
9. Les manifestations d’intérêt doivent être déposées par mail : [email protected] ou sous pli fermé à l’adresse suivante, au plus tard le mardi 08 février 2022 à 10 heures précises (heure locale) :
Ministère des Enseignements Primaire, Secondaire, Technique et de l’Artisanat (MEPSTA)
Secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics
3e étage de l’immeuble du MEPS du côté ouest du Centre Administratif des Services, Cellule des Marchés Publics du MEPS, Tél. : (+228) 93 19 02 48 / 91 91 79 92.
Lomé-TOGO.
