Le Gouvernement de la République Togolaise a sollicité de l’Association Internationale de Développement (IDA) et de l’Union Européenne (UE) un financement pour la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Gouvernance Economique (PAGE). Le projet a démarré en avril 2018 et sa durée est de cinq (5) ans.
Le Ministère de l’Economie et des Finances, en charge de la mise en œuvre du projet, se propose d’utiliser une partie du financement pour effectuer les paiements autorisés au titre du contrat qui résultera du présent avis de recrutement.
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MISSIONS ET TACHES DE L’ASSISTANT ADMINISTRATIF
Placé sous l’autorité du Coordonnateur, l’Assistant Administratif assure la tenue du secrétariat, la réception, l’envoi et le classement des courriers. Les principales tâches à exécuter sont :
- Assurer le traitement des documents du Projet (correspondances administratives, télécopies, messages et courriers électroniques, notes de service, rapports, PV, comptes rendus, etc. ;
- Soumettre les documents au Coordonnateur de Projet pour signature ;
- Recevoir et traiter les courriers du Projet ;
- Tenir les registres pour le suivi du courrier « départ » et courrier « arrivée » ;
- S’assurer de l’enregistrement et de la ventilation du courrier en provenance ou à destination des autres services et acteurs de la mise en oeuvre du projet ;
- Contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout docu¬ment à diffusion générale ;
- S’assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par l’agent habilité ;
- Utiliser un moyen électronique pour expédier et recevoir le courrier électronique et les distribuer, les classer et les archiver ;
- Rédiger des rapports des réunions périodiques internes ;
- Procéder au classement des documents selon le mode thématique et chronologique afin de permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, etc) ;
- Tenir le dossier de chacun des différents acteurs du Projet de façon à sauvegarder les échanges entre le Projet et les différents acteurs ;
- Prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs en tenant compte de l’agenda du CP ou des autres cadres de l’équipe ;
- Assurer la tenue de l’agenda du CP (rappel des réunions et obligations prévues/programmées) ;
- Réceptionner, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs ;
- Assurer le standard du Projet et cordonner les contacts extérieurs ;
- Assurer la tenue de la caisse de menues dépenses conformément aux dispositions du manuel ;
- Faire le paiement des factures et autres dépenses en espèces ;
- Encaisser les chèques de réapprovisionnement de la caisse ;
- Tenir un brouillard de caisse conformément au manuel ;
- Assurer l’arrêté mensuel où à chaque approvisionnement de la caisse;
- Et toutes autres tâches jugées nécessaires au poste ;
- Prépare les ordres de mission ;
- Gérer les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d’entretien (stock, entrées, sorties et approvisionnement) ; participer aux inventaires.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Avoir, en plus du BAC G1, au minimum un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en secrétariat et bureautique ou dans un domaine connexe ;
- Avoir au moins cinq (5) ans d’expériences professionnelles, dont au moins deux (2) ans à un poste similaire (Secrétaire Particulier ou Assistant,) dans une Direction ;
- Bonne connaissance du français ;
- Maîtriser parfaitement l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, ) et l’internat ;
- Connaissance de logiciel de traitement de texte, tableur et de Powerpoint ;
- Etre immédiatement disponible.
LIEU DE TRAVAIL – DUREE DU CONTRAT
Le poste sera basé à Lomé. La durée du contrat sera de un (1) an renouvelable sous réserve d’une évaluation annuelle satisfaisante des performances.
PIECES A FOURNIR
- une demande manuscrite ;
- une lettre de motivation ;
- déclaration de disponibilité ;
- un curriculum vitae daté et signé avec la mention « je certifie en toute conscience que les informations données sont exactes et rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience professionnelle » ;
- une copie légalisée du ou des diplômes ;
- des copies d’attestations de travail ;
- un casier judiciaire datant de moins de trois moins ;
- un certificat médical signé par un médecin agréé par l’ordre professionnel attestant que le candidat ou la candidate est physiquement apte à occuper l’emploi postulé.
N.B : Les candidats doivent être âgés d’au moins 25 ans et de 50 ans au plus.
Les dossiers de candidatures doivent être déposés sous plis fermés avec en objet ou sur l’enveloppe la mention «Candidature pour le recrutement d’un assistant administratif pour l’unité de coordination du PAGE». Les dossiers seront reçus tous les jours de 9 h à 12 h 00 et de 14 h 30 à 16 h à partir de la date de publication du présent avis. La clôture des dépôts de candidatures est fixée au 24 avril 2020 à 12 heures.
Les dossiers seront envoyés ou déposés à l’adresse suivante :
Porte 2 bis de l’Immeuble de la Direction du Matériel et du Transit Administratif située au 2e étage, tél. : 22 21 22 66 / 22 21 22 67, Lomé (Togo), Avenue Leopold Sedar Senghor. A l’attention de la Personne Responsable des Marchés Publics du Ministère de l’Economie et des Finances.
Email : [email protected]
N.B : Seuls les candidats retenus après analyse des dossiers seront invités pour le test.
