Quand on arrive au boulot et on travaille beaucoup, on se sent vite débordé et submergé sous les dossiers, les emails et les tâches à traiter.
Il n’est pas du tout facile de gérer son quotidien quand on travaille autant, mais c’est important d’éviter tout stress et d’apprendre à bien s’organiser pour réussir à tout faire tout en se gardant du temps pour soi et pour sa famille.
Voici 5 méthodes pour ne plus être débordé au travail :
On arrête d’être addict aux mails
Au réveil, dans le métro ou entre deux dossiers… Vous avez toujours les yeux rivés sur la boîte mail de votre travail. Pas de doute, vous faites partie de cette catégorie d’individus complètement à la merci de leur messagerie virtuelle. Or, ces sollicitations permanentes sont fatales pour votre productivité. “Il faut trois minutes pour retrouver sa concentration après avoir lu un mail. A ce rythme-là, on a vite perdu une heure dans la journée“, souligne Laurence Einfalt, fondatrice de Jara, la première agence de conseil en organisation personnelle.
L’astuce : reprendre la main sur ses joujoux numériques. “Je conseille d’enlever les alertes de messagerie et de choisir plutôt des moments précis dans la journée pour consulter ses mails“, explique Laurence Enfailt. Un bon moyen de soigner son syndrome FOMO (Fear of missing out), à savoir cette angoisse de rater quelque chose qui nous transforme en zombie du clic.
On apprend à dire ‘non’
« La différence entre les personnes qui réussissent et les personnes très performantes ? Ces dernières savent dire ‘non’ », expliquait l’homme d’affaires américain Warren Buffet. Paralysée par la peur de décevoir ou de passer pour la garce de service, on oublie parfois de mettre des limites… Au point de se retrouver complètement sous l’eau. « En acceptant tout, nous finissons par être envahies par les autres. Or, il est indispensable d’écouter ses besoins, de se respecter soi-même pour se faire respecter par son entourage. Si vous avez peur de vous affirmer, commencez par dire ‘non’ dans des situations sans enjeu », conseille la psychiatre Christine Mirabel-Sarron.
L’astuce : dans Bien gérer son temps, Christine Mirabel-Sarron et Nayla Chidiac conseillent d’utiliser la technique du feed-back. Votre boss vous demande de prendre en charge un nouveau dossier ? Reformulez sa demande « si j’ai bien compris, vous voulez que… », puis exprimez votre ressenti « j’ai peur de ne pas avoir le temps », puis votre point de vue « j’ai déjà telle et telle chose à faire. Laquelle est prioritaire ? » En tenant compte de sa requête tout en verbalisant vos doutes, vous ferez passer la pilule en douceur.
On bannit le “multitasking“
Qui n’a jamais envoyé des textos durant une réunion, écrit un mail important en discutant avec son collègue, ou préparé un dossier sur son ordinateur en ayant un épisode de House of Cards en fond sonore ? L’émergence des nouvelles technologies a renforcé notre tendance au multitasking. Mais cette volonté d’être sur tous les fronts se révèle épuisante et plombe notre efficacité. A trop vouloir jouer les pro, on est incapable de se concentrer durablement. Sans oublier que ce zapping constant nuit à la qualité de votre travail.
L’astuce : éliminez toutes les distractions possibles. Si vous avez un dossier important à traiter, fermez la porte de votre bureau (ou optez pour le casque en open-space) et mettez votre smartphone sur silencieux. Vous avez tendance à vous égarer sur Facebook ? Téléchargez un plug-in tel que LeechBlock ou StayFocused pour bloquer le réseau social.
On allège sa to-do-list
Négocier une formation en anglais, acheter une polaire pour son prochain voyage au Groenland, faire un tri dans ses 40 paires de chaussures… Quelle soit inscrite sur papier ou dans notre smartphone (parfois les deux), notre to-do-list a tendance à devenir un véritable fourre-tout sans aucune cohérence. “Beaucoup de gens n’arrivent pas à gérer tout ce qu’ils mettent dessus. Résultat, à la fin de la journée, ils se sentent coupables de ne pas avoir tout accompli. L’autre grosse erreur est de noter seulement les événements exceptionnels et pas ceux qui sont réguliers“, explique Christine Mirabel-Sarron, psychiatre à l’hôpital Sainte-Anne et co-auteure de Bien gérer son temps (éditions Odile Jacob).
L’astuce : Christine Mirabel-Sarron suggère de ne pas noter plus de cinq éléments sur sa to-do-list, puis de les hiérarchiser selon leur degré d’urgence. Planifiez les tâches les plus prenantes quand vous êtes à votre pic de concentration et voyez large en les calant dans votre planning. On a souvent tendance à sous-estimer le temps passé sur une action et à ne pas prendre en compte les imprévus. Autre solution, préconisée par Laurence Enfailt : avoir, d’un côté, un agenda avec les rendez-vous incontournables et de l’autre, une liste au long de laquelle piocher au fur et à mesure.
On ne lésine pas sur les breaks
Inutile de rester 12h d’affilée devant votre ordinateur. C’est prouvé scientifiquement, l’être humain a besoin régulièrement de s’aérer le cerveau. “La première chose qu’on a tendance à faire quand on est débordé, est de bannir les pauses. Paradoxalement, cela nous rend moins concentrés et plus stressés“, confirme Laurence Enfailt. En étudiant la productivité de ses salariés, l’entreprise lettone Draugiem Group a trouvé l’équation du rythme idéal : 52 minutes de travail intensif pour 17 minutes de pause. Pas toujours facile à appliquer….
L’astuce : si vous ne pouvez pas faire un break toutes les 1h/1h30, accordez-vous au moins 2 pauses dans la journée, en dehors du déjeuner. Profitez de ce moment pour aller boire un café, vous promener entre deux couloirs, écouter de la musique. L’essentiel est de se décoller de son écran ou, du moins, de changer radicalement d’activité.
Avec GQmagazine.
