Toute entreprise doit savoir comment gérer la boîte mail professionnelle de son ancien salarié pour ne pas s’exposer à la rigueur la loi.
En effet, lorsqu’un collaborateur quitte une entreprise, une question se pose souvent. Que faire de sa boîte mail professionnelle ?
Nombre d’organisations choisissent de la maintenir active plusieurs mois, voire plusieurs années. Cette pratique est risquée, car ces adresses contiennent fréquemment des données personnelles – échanges privés, informations confidentielles, coordonnées.
À ce titre, elles relèvent du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
« Une boîte mail n’est pas une ressource éternelle », rappelle Kévin Saidi, consultant indépendant en protection des données personnelles et délégué à la protection des données (DPO), sur LinkedIn le 9 septembre 2025.
Voici comment gérer la boîte mail professionnelle d’un ancien salarié sans enfreindre la loi
Pour respecter la loi, plusieurs étapes sont recommandées. Le salarié doit être informé avant son départ, afin qu’il puisse trier ses messages et supprimer ou récupérer ceux de nature personnelle.
La boîte doit ensuite être désactivée dans un délai raisonnable, accompagné d’un message automatique précisant la nouvelle adresse de contact.
L’accès aux courriels restants peut être temporairement limité aux seules personnes autorisées, et uniquement pour assurer la continuité de l’activité.
À l’inverse, certaines pratiques sont à proscrire. Par exemple, il ne faut pas lire ou exploiter les mails personnels de l’ex-salarié.
En outre, il faut maintenir sa boîte ouverte indéfiniment, ou encore continuer à envoyer des messages en son nom.
Cette approche vise à concilier deux impératifs. D’une part, il faut préserver la vie privée de l’ancien collaborateur. D’autre part, il faut permettre à l’entreprise de fonctionner sans interruption.
Une gestion encadrée de la messagerie s’impose donc comme une bonne pratique de conformité au RGPD. Cela représente un gage de confiance dans la relation entre employeurs et salariés.
