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Télétravail : Quelques astuces pour utiliser la vidéoconférence

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Vous êtes à la maison, le coronavirus, la quarantaine, une mesure nationale vous empêchent de sortir de chez vous et vous êtes obligés de travailler à partir de la maison ? Sachez que c’est possible. Il suffit de vous mettre en condition.

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Tout d’abord, rassurez-vous que votre matériel fonctionne. En êtes-vous sûr ? Vérifiez votre webcam, votre ordinateur, votre microphone et votre connexion internet. Et vérifiez deux fois.

Assurez-vous que cela marche juste avant l’appel.
Aussi, faites de votre mieux pour vous assurer que votre logiciel de vidéoconférence fonctionne bien avant l’appel. Cela signifie qu’il faut désactiver les applications d’arrière-plan gourmandes en ressources, les alertes automatiques et les téléchargements si vous ne voulez pas que votre vidéo bégaye. Donc agissez pour que ce ne soit pas le cas.

Passez à une vraie webcam.
Vous pouvez utiliser votre webcam et votre microphone intégrés à votre ordinateur, mais si vous voulez que votre vidéo impressionne, vous devez vous procurer une webcam, un microphone et un casque externe de qualité.

Êtes-vous responsable de la réunion ? Alors organisez-la.
Envoyez l’ordre du jour par e-mail à l’avance, afin que la conversation ne s’éparpille pas. Stephen Satchell, un développeur de l’INE, se souvient d’avoir eu “une vidéoconférence sans ordre du jour ni même un sujet”. Le résultat ? “C’était un bavardage décousu pendant une heure.” Ne perdez pas de temps.

Vous avez des fichiers ou des informations à partager à l’avance ?
Partagez-les avec les autres participants à l’avance si possible. Vous pouvez partager des informations pendant l’appel, mais cela peut être difficile dans certains cas pour les autres d’utiliser des fichiers pendant que vous parlez. Vérifiez que tout le monde dispose des documents et de l’accès dont il a besoin avant la réunion”.

C’est une réunion business, pas une séance de chat !
Si vous portez habituellement un costume et une cravate, portez-les pendant les vidéoconférences. Vous portez un t-shirt avec des commandes Linux ? Allez-y. Et le pantalon est facultatif (oui). Gardez juste à l’esprit que si vous devez vous lever pour répondre à un appel, votre PDG ne sera peut-être pas très impressionné par votre caleçon Mickey Mouse.

Ne mangez pas pendant une vidéoconférence. Vérifiez vos vêtements avant la vidéoconférence.
Oui, vous êtes à la maison, mais vous allez projeter une image de vous-même. Vérifiez les tâches de nourriture sur vos vêtements avant d’allumer la caméra.

Soyez à l’heure. Vous ne pouvez pas arriver avec cinq minutes de retard. Vous feriez mieux de ne pas venir du tout si c’est le cas. Personne, et je dis bien personne n’aime entendre “Beep ! Steven s’est joint à la réunion” après avoir patienté 5 minutes.

Evitez les conversations secondaires. Bob Suitor, vice-président d’IBM pour l’informatique quantique, ajoute qu’en plus de commencer les réunions à l’heure prévue, vous devez vous efforcer “d’éviter les conversations secondaires, et par tous les moyens”.

Vous êtes en train de parler ? Non ? Alors coupez votre micro. Rikki Endsley, un responsable de la communauté open-source d’AWS, vous recommande de “vous comporter comme si vous étiez dans la pièce avec les autres participants”. Elle ajoute : “J’étais en appel de groupe l’année dernière et nous avons pu entendre un participant utiliser les toilettes parce qu’il ne suivait pas.

Assurez-vous que votre arrière-plan est correct. Vous pouvez  aménager, une zone  vidéo dédiée avec un écran vert et tous les éléments de décor. Mais de nombreux programmes de vidéoconférence, tels que Zoom, vous permettent de créer un arrière-plan virtuel, de sorte que votre pièce en désordre est remplacée par une image de vous sur ISS. 

C’est mieux. Les chiens, les chats et les enfants ne doivent pas être vus ni entendus. 

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Après avoir pris toutes ces mesures sachez que vous passerez un agréable moment avec vos collègues comme si vous étiez encore au bureau.