Description de la mission

Fonctions à assumer :

  • Gestion des relations publiques
  • Organisation de la logistique des missions et ateliers
  • Réalisation du secrétariat administratif
  • Soutien à l’équipe projet dans la gestion administrative
  • Mise à jour du système de suivi financier

Tâches à mener :

Gestion des relations publiques

  • Assurer l’accueil des visiteurs
  • Tenir l’annuaire interne
  • Répondre aux sollicitations téléphoniques
  • Prendre des rendez-vous
  • Assurer l’accueil des participants lors d’évènements liés au projet

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Organisation de la logistique des missions et ateliers

  • Assurer la préparation logistique des missions et ateliers : Réservation des hébergements, gestion des titres de voyage, visas, organisation générale voyage, réservation salle, traiteur, interprétariat
  • Effectuer des courses administratives et/ou logistiques en ville en cas de nécessité

Réalisation du secrétariat administratif et financier

  • Traitement des courriers : rédaction, suivi, gestion du classement
  • Gérer le courrier ‘Arrivée’ et courrier ‘Départ’
  • Établir les ordres de mission et prendre les billets d’avion.
  • Préparer l’état de paiement des indemnités de mission et des frais et avantages divers
  • Gérer les archives du projet
  • Suivre les missions des consultants et visiteurs siège
  • Faire circuler l’information pour tout événement particulier concernant l’équipe et l’organisation du bureau

 

Soutien à l’équipe projet dans la gestion administrative et financière du projet

  • Centraliser les demandes d’achat et suivre les commandes jusqu’à livraison
  • Gérer les stocks de fournitures de bureau et faire valider mensuellement les fiches de suivi du stock par la coordinatrice du projet.
  • Appui à l’équipe projet dans la gestion administrative des passations de marché et contrats de consultance.

 

Description du projet ou contexte

La Convention des Maires pour l’Afrique subsaharienne (CoMSSA) est une initiative financée par l’Union Européenne pour soutenir les villes d’Afrique subsaharienne dans leur lutte contre le changement climatique et dans leurs efforts pour assurer l’accès à l’énergie propre de leurs populations. Inspiré par la Convention des maires d’Europe (CoM Europe), la CoMSSA a été lancée en 2015 à la COP 21 par la Commission européenne.

Les deux premières phases de l’initiative ont permis de mettre en place un réseau de villes et partenaires coordonnés par un secrétariat et un bureau d’assistance basés à Accra, afin d’assurer une meilleure appropriation locale. La phase 3, initiée en janvier 2019 pour 46 mois, soutient les administrations locales au travers de trois piliers :

  1. Développement, intégration et suivi de Plans d’Action pour l’Accès à l’Energie Durable et le Climat (PAAEDC)
  2. Assistance technique et soutien aux investissements d’énergie durable en zone urbaine
  3. Promotion de la coopération régionale et échanges de bonnes pratiques

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La phase 3 est conjointement mise en œuvre par l’AFD, Expertise France, la GIZ, l’AECID, en lien avec les partenaires des phases 1 et 2. Pour la partie française, Expertise France est en charge des piliers 1 et 3 décrits ci-dessus, l’AFD se concentrant sur le pilier 2. Au total, une quinzaine de villes dans une dizaine de pays sont accompagnées sur le pilier 1. Expertise France accompagne des villes au Togo, Mali, Ouganda et Kenya, et a établi son bureau régional à Lomé. Dans ce cadre, l’agence recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) bilingue, dont le rôle sera d’appuyer l’équipe projet (coordinatrice à Lomé, coordinatrice adjointe à Kampala, chargé de projet à Paris, consultants).

Profil souhaité

Niveau d’étude : Diplôme bac +2 en secréterait, gestion, comptabilité ou tout autre domaine pertinent.

 

Expériences : justifier d’une expérience d’au moins deux (02) ans dans une institution d’envergure régionale ou internationale dans le domaine de l’assistance de direction, de Secrétariat et de l’administration serait un atout. Une expérience sur un projet d’envergure régionale (coordination multi-pays) est un atout.

Langues : Maitrise du français et de l’anglais aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

 

Informatique : Avoir la maîtrise des logiciels standards tels que Word, Excel, Access, PowerPoint et Outlook.

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Aptitudes :

  • Avoir le sens de l’organisation, des relations, de la tenue et de la courtoisie dans le comportement ;
  • Être accueillant(e) ;
  • Être motivé(e) pour son travail, faire preuve d’autonomie, d’initiative et avoir des aptitudes à gérer les priorités ;
  • Être capable de travailler sous pression dans un environnement multiculturel et faire preuve d’une grande discrétion.

Informations complémentaires

Lieu d’affectation : Lomé, Togo

Contrat : un (01) an, renouvelable sur la durée du projet

Date de prise de poste : 17/02/2020

Rémunération : selon le profil

Les candidatures seront évaluées dès leur réception

Date limite de candidature : 14/02/2020 14:19

Pour postuler, cliquez ici.