Tanko Timati

La GFA-Consulting Group par l’intermédiaire de son Projet dénommé ‘Programme Sécurité Alimentaire’ (ProSecAl) situé à Kara, quartier Tomdè, recrute deux (2) Secrétaires Comptables très dynamique et s’exprimant bien en français.

  • CAHIER DES CHARGES DU SECRETAIRE COMPTABLE

Le/la secrétaire – comptable sera affecté à plein temps aux travaux liés au ProSecAl.

  1. Domaine de responsabilité

Le titulaire apporte un soutien au programme afin de :

– Tenir la comptabilité;

– Assurer la gestion du secrétariat et les tâches de bureau d’ordre général ;

– Appuyer l’organisation des séminaires/ateliers et l’encadrement des experts en mission ;

– Gérer la logistique.

  1. Attributions

Le titulaire est tenu de respecter les procédures de gestion des programmes telles que définies dans le manuel de procédures ;

Placé sous la responsabilité de la Cheffe de Mission du ProSecAl, le titulaire du poste est responsable d’accomplir les tâches suivantes :

Comptabilité

– Tenir la comptabilité du ProSecAl au jour le jour;

– Faire les achats en suivant les procédures de passation de marché d’acquisition de biens et de services;

– Gérer la caisse ;

– Gérer les avances octroyées dans le cadre de prestations, missions, ateliers en suivant les règles en vigueur ;

– Procéder au paiement des factures ;

– Etablir, suivre, traiter et classer les autorisations pour achat, atelier, consultant etc ;

– Faire un suivi analytique des dépenses exécutées pour chaque demande d’autorisation afin de savoir à tout moment les soldes disponibles sur chacune d’entre elle ;

– Préparer et transmettre à son supérieur un rapport financier à la fin de chaque mois.

Gestion du secrétariat

– Rédiger les correspondances et tenir à jour les classeurs et cahiers de transmission courriers départ et arrivée ;

– Faire des saisies, photocopies/ reliures ;

– Etablir et tenir à jour les fiches de stock par produit (investissements ; fournitures de bureau…) ;

– Actualiser la liste d’adresses/ téléphones/ fax/ mail des deux programmes et la transmettre à tous les membres à chaque actualisation ;

– Elaborer un système d’archivage numérique et physique et tenir à jour le classement des documents selon ce système ;

– Gérer le calendrier des congés et les fiches de temps du ProSecAl ;

-Appui à l’organisation des séminaires / ateliers du ProSecAl ;

– Contribuer à la préparation de séminaires/ ateliers (réservation de salle, organisation des pauses, organiser et rassembler les supports d’information, préparation et mise à disposition des matériels, faire des courses, etc.) ;

– Veiller à l’établissement des pièces justificatives selon les normes Logistique

Visites et Missions

– Effectuer la réservation et le suivi des réservations de chambres d’hôtel ;

– Organiser les transports et autres facilités;

– Etablir les ordres de mission suivant les instructions reçues;

– Préparer les décomptes pour les missions et les payer;

– Gérer les questions logistiques liées aux véhicules;

– Exécuter toute autre tâche qui lui sera demandée par son supérieur hiérarchique direct.

II- PROFIL

  • Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 ou BAC+3 en gestion, comptabilité, ou tout autre diplôme équivalent délivré par une école reconnue de formation ;
  • Etre de nationalité togolaise ;
  • Justifier d’une expérience professionnelle pertinente trois (03) années à un poste similaire ;
  • Avoir une expérience dans la gestion des subventions locales serait un atout ;
  • Avoir une bonne capacité rédactionnelle ;
  • Avoir une très bonne connaissance de la langue française (oral et écrit)
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint;
  • Avoir travaillé dans une organisation internationale serait un atout ;
  • Etre de bonne moralité et disponible à travailler sous pression.

III- PIECES A FOURNIR

– Une lettre de motivation adressée à la Chef de Mission du ProSecAl;

– Un curriculum vitae détaillé incluant des références de personnes à contacter;

– Une copie du dernier diplôme;

– Une copie de la Carte d’identité nationale.

Les dossiers doivent être envoyés par mail sur l’adresse [email protected] au plus tard le 15 Février 2018 à 17h.

Seuls les candidats pré-sélectionnés seront contactés.