La GFA-Consulting Group par l’intermédiaire de son Projet dénommé ‘Programme Sécurité Alimentaire’ (ProSecAl) situé à Kara, quartier Tomdè, recrute deux (2) Secrétaires Comptables très dynamique et s’exprimant bien en français.
- CAHIER DES CHARGES DU SECRETAIRE COMPTABLE
Le/la secrétaire – comptable sera affecté à plein temps aux travaux liés au ProSecAl.
- Domaine de responsabilité
Le titulaire apporte un soutien au programme afin de :
– Tenir la comptabilité;
– Assurer la gestion du secrétariat et les tâches de bureau d’ordre général ;
– Appuyer l’organisation des séminaires/ateliers et l’encadrement des experts en mission ;
– Gérer la logistique.
- Attributions
Le titulaire est tenu de respecter les procédures de gestion des programmes telles que définies dans le manuel de procédures ;
Placé sous la responsabilité de la Cheffe de Mission du ProSecAl, le titulaire du poste est responsable d’accomplir les tâches suivantes :
Comptabilité
– Tenir la comptabilité du ProSecAl au jour le jour;
– Faire les achats en suivant les procédures de passation de marché d’acquisition de biens et de services;
– Gérer la caisse ;
– Gérer les avances octroyées dans le cadre de prestations, missions, ateliers en suivant les règles en vigueur ;
– Procéder au paiement des factures ;
– Etablir, suivre, traiter et classer les autorisations pour achat, atelier, consultant etc ;
– Faire un suivi analytique des dépenses exécutées pour chaque demande d’autorisation afin de savoir à tout moment les soldes disponibles sur chacune d’entre elle ;
– Préparer et transmettre à son supérieur un rapport financier à la fin de chaque mois.
Gestion du secrétariat
– Rédiger les correspondances et tenir à jour les classeurs et cahiers de transmission courriers départ et arrivée ;
– Faire des saisies, photocopies/ reliures ;
– Etablir et tenir à jour les fiches de stock par produit (investissements ; fournitures de bureau…) ;
– Actualiser la liste d’adresses/ téléphones/ fax/ mail des deux programmes et la transmettre à tous les membres à chaque actualisation ;
– Elaborer un système d’archivage numérique et physique et tenir à jour le classement des documents selon ce système ;
– Gérer le calendrier des congés et les fiches de temps du ProSecAl ;
-Appui à l’organisation des séminaires / ateliers du ProSecAl ;
– Contribuer à la préparation de séminaires/ ateliers (réservation de salle, organisation des pauses, organiser et rassembler les supports d’information, préparation et mise à disposition des matériels, faire des courses, etc.) ;
– Veiller à l’établissement des pièces justificatives selon les normes Logistique
Visites et Missions
– Effectuer la réservation et le suivi des réservations de chambres d’hôtel ;
– Organiser les transports et autres facilités;
– Etablir les ordres de mission suivant les instructions reçues;
– Préparer les décomptes pour les missions et les payer;
– Gérer les questions logistiques liées aux véhicules;
– Exécuter toute autre tâche qui lui sera demandée par son supérieur hiérarchique direct.
II- PROFIL
- Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 ou BAC+3 en gestion, comptabilité, ou tout autre diplôme équivalent délivré par une école reconnue de formation ;
- Etre de nationalité togolaise ;
- Justifier d’une expérience professionnelle pertinente trois (03) années à un poste similaire ;
- Avoir une expérience dans la gestion des subventions locales serait un atout ;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle ;
- Avoir une très bonne connaissance de la langue française (oral et écrit)
- Avoir une bonne maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint;
- Avoir travaillé dans une organisation internationale serait un atout ;
- Etre de bonne moralité et disponible à travailler sous pression.
III- PIECES A FOURNIR
– Une lettre de motivation adressée à la Chef de Mission du ProSecAl;
– Un curriculum vitae détaillé incluant des références de personnes à contacter;
– Une copie du dernier diplôme;
– Une copie de la Carte d’identité nationale.
Les dossiers doivent être envoyés par mail sur l’adresse [email protected] au plus tard le 15 Février 2018 à 17h.
Seuls les candidats pré-sélectionnés seront contactés.
