Togo : l’Ambassade de France recrute

L’ambassade de France au Togo recherche un assistant administratif pour travailler dans l’équipe de direction du service de coopération et d’action culturelle et de l’institut français du Togo.

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Définition

Réaliser les tâches de secrétariat, de suivi de certains dossiers et des rendez-vous de l’équipe de direction : conseiller/ère de coopération et d’action culturelle (COCAC) et directeur/trice de l’Institut Français du Togo (IFT). Organiser pour l’équipe de direction le traitement et la circulation de l’information.

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Positionnement du poste

– Liaisons hiérarchiques : COCAC, directeur/trice de l’IFT

– Liaisons fonctionnelles : attaché/e de coopération, secrétaire général/e de l’IFT

Activités principales

– Accueil physique et téléphonique (traitement et orientation des appels et messages téléphoniques) ;

– Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et

– archivage) ;

– Prise de rendez-vous, tenue des agendas de l’équipe de direction ;

– Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion ;

– Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,

– Prises de notes et rédaction de comptes rendus ;

– Préparation et suivi de dossiers ;

– Reproduction des documents ;

– Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes rendus, décisions ;

– Gestion des fournitures du service et matériels de bureau ;

– Préparation de la valise au départ (établissement du bordereau et confection des enveloppes et colis) ;

– Répartition du courrier de la Valise Arrivée dans les casiers des destinataires ;

– Organisation des événements et missions (ordre de mission, réservation véhicules, communication …) ;

– Mise à jour des bases de données (annuaires, listes…) ;

– Assurer l’intérim du poste de gestionnaire/comptable du SCAC.

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Savoir-faire requis

– Maitriser les outils bureautiques ;

– Aptitude rédactionnelle (synthèse, prise de notes) ;

– Disponibilité, autonomie, discrétion ;

– Qualités relationnelles ;

– Qualités organisationnelles ;

– Respecter le secret professionnel ;

– Expérience dans une structure diplomatique souhaitée.

Les dossiers de candidature sont à transmettre avant le vendredi 30 juin 2019 à 16h au secrétariat général de l’ambassade de France au Togo :

– Par courrier : 13, avenue Mama Fousséni, Lomé, Togo ;

– Ou par courriel : [email protected]

Ces dossiers doivent obligatoirement comporter :

– Lettre de motivation ;

– C.V. avec photo ;

– Attestation du dernier employeur ;

– Certificat médical de moins de 3 mois ;

– Extrait de casier judiciaire ;

– 2 photographies d’identité.

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