L’ambassade de France au Togo recherche un assistant administratif pour travailler dans l’équipe de direction du service de coopération et d’action culturelle et de l’institut français du Togo.

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Définition

Réaliser les tâches de secrétariat, de suivi de certains dossiers et des rendez-vous de l’équipe de direction : conseiller/ère de coopération et d’action culturelle (COCAC) et directeur/trice de l’Institut Français du Togo (IFT). Organiser pour l’équipe de direction le traitement et la circulation de l’information.

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Positionnement du poste

– Liaisons hiérarchiques : COCAC, directeur/trice de l’IFT

– Liaisons fonctionnelles : attaché/e de coopération, secrétaire général/e de l’IFT

Activités principales

– Accueil physique et téléphonique (traitement et orientation des appels et messages téléphoniques) ;

– Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et

– archivage) ;

– Prise de rendez-vous, tenue des agendas de l’équipe de direction ;

– Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion ;

– Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,

– Prises de notes et rédaction de comptes rendus ;

– Préparation et suivi de dossiers ;

– Reproduction des documents ;

– Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes rendus, décisions ;

– Gestion des fournitures du service et matériels de bureau ;

– Préparation de la valise au départ (établissement du bordereau et confection des enveloppes et colis) ;

– Répartition du courrier de la Valise Arrivée dans les casiers des destinataires ;

– Organisation des événements et missions (ordre de mission, réservation véhicules, communication …) ;

– Mise à jour des bases de données (annuaires, listes…) ;

– Assurer l’intérim du poste de gestionnaire/comptable du SCAC.

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Savoir-faire requis

– Maitriser les outils bureautiques ;

– Aptitude rédactionnelle (synthèse, prise de notes) ;

– Disponibilité, autonomie, discrétion ;

– Qualités relationnelles ;

– Qualités organisationnelles ;

– Respecter le secret professionnel ;

– Expérience dans une structure diplomatique souhaitée.

Les dossiers de candidature sont à transmettre avant le vendredi 30 juin 2019 à 16h au secrétariat général de l’ambassade de France au Togo :

– Par courrier : 13, avenue Mama Fousséni, Lomé, Togo ;

– Ou par courriel : [email protected]

Ces dossiers doivent obligatoirement comporter :

– Lettre de motivation ;

– C.V. avec photo ;

– Attestation du dernier employeur ;

– Certificat médical de moins de 3 mois ;

– Extrait de casier judiciaire ;

– 2 photographies d’identité.