L’institut français du Togo recrute un(e) Assistant.e administratif/ve du Pôle Études à compter du 1 septembre 2020
Missions du poste :
Sous la direction du directeur et de la directrice déléguée d’Institut Français du Togo, ainsi que de celle du responsable du Pôle Études, l’assistant. e administratif/ve est en charge des activités suivantes :
Bien gérer son image sur Internet pour ne pas rater des opportunités professionnelles
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public cible (étudiants et apprenants en langue) :
- accueillir, renseigner et orienter le public sur place, par téléphone et par mail avec amabilité ; o recevoir, filtrer, orienter les appels et prendre des rendez-vous ; o identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ;
- assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’institut (propreté du site, disposition des sièges… ) ;
- gérer la réservation et tenir le planning des salles.
- Assister le/la chargé.e du centre de langues dans l’organisation des tests d’évaluation de langues et des cours :
- accueillir et orienter les apprenants et/ou candidats lors de leur processus d’inscription ; o gérer la mise à jour de la base de données du public sur le logiciel Hanaf ;
- diffuser les e-mails automatisés auprès du public (attestation d’inscription, attestation de niveaux etc.) ;
- saisir les inscriptions des candidats sur les plateformes de nos partenaires ; o aider à l’organisation des sessions d’examens (impressions et agrafage).
- Organiser l’assistanat de l’espace campus France et examens délocalisés :
- gérer la base de données des contacts de l’espace Campus France (établissements d’enseignement supérieur français et togolais) ; o assister le responsable du pôle dans la mise à jour de la plateforme France Alumni et assurer une veille stratégique.
- Assurer les encaissements occasionnels des paiements inhérents aux activités du pôle ;
- Assurer l’intérim de l’agent d’accueil de l’institut pendant ses congés ou absences.
Profil recherché :
- Excellente connaissance du système d’enseignement supérieur français et togolais et des certifications de langue française ;
- Connaître les principes fondamentaux du secrétariat ;
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’Internet ;
- Aisance avec l’outil informatique (plateformes et logiciels de gestion) ;
- Savoir chercher une information et la mettre en application ;
- Parfaite maîtrise de la langue française (niveau C2 exigé) ;
- Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B1 à l’oral minimum) ;
- Niveau BAC+ 2 minimum (secrétariat/bureautique).
Qualités requises :
- Sens de l’accueil (savoir écouter et conseiller) ;
- Rigueur, polyvalence et capacités d’organisation ;
- Goût pour l’administratif et le travail en équipe ;
- Force de proposition (communication) ;
- Savoir gérer le stress et être réactif.
- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
- Esprit de synthèse et d’analyse ;
- Discrétion vis-à-vis des données qui pourront lui être confiées ;
- Bonne présentation.
Conditions d’emploi :
- Poste basé au sein de l’institut, espace Pôle Etudes ;
- Contrat à durée déterminée (1 an) ;
- Volume horaire : 40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi ;
- Rémunération : selon les conditions de rémunération de l’Institut français ;
- Être résident au Togo
Pour postuler :
Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui ne détiennent pas la nationalité togolaise) est à adresser par voie électronique au plus tard le 5 juillet 2020, délai de rigueur, aux deux courriels suivants :
A mentionner en objet du courriel : Recrutement ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLE ETUDES
Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’institut.
NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
