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L’institut français du Togo recrute (18 juin 2020)

L’institut français du Togo recrute un(e) Assistant.e administratif/ve du Pôle Études à compter du 1 septembre 2020

Missions du poste :

Sous la direction du directeur et de la directrice déléguée d’Institut Français du Togo, ainsi que de celle du responsable du Pôle Études, l’assistant. e administratif/ve est en charge des activités suivantes :

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  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public cible (étudiants et apprenants en langue) :
  • accueillir, renseigner et orienter le public sur place, par téléphone et par mail avec amabilité ; o recevoir, filtrer, orienter les appels et prendre des rendez-vous ; o identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ;
  • assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’institut (propreté du site, disposition des sièges… ) ;
  • gérer la réservation et tenir le planning des salles.
  • Assister le/la chargé.e du centre de langues dans l’organisation des tests d’évaluation de langues et des cours :
  • accueillir et orienter les apprenants et/ou candidats lors de leur processus d’inscription ; o gérer la mise à jour de la base de données du public sur le logiciel Hanaf ;
  • diffuser les e-mails automatisés auprès du public (attestation d’inscription, attestation de niveaux etc.) ;
  • saisir les inscriptions des candidats sur les plateformes de nos partenaires ; o aider à l’organisation des sessions d’examens (impressions et agrafage).
  • Organiser l’assistanat de l’espace campus France et examens délocalisés :
  • gérer la base de données des contacts de l’espace Campus France (établissements d’enseignement supérieur français et togolais) ; o assister le responsable du pôle dans la mise à jour de la plateforme France Alumni et assurer une veille stratégique.
  • Assurer les encaissements occasionnels des paiements inhérents aux activités du pôle ;
  • Assurer l’intérim de l’agent d’accueil de l’institut pendant ses congés ou absences.

Profil recherché :

  • Excellente connaissance du système d’enseignement supérieur français et togolais et des certifications de langue française ;
  • Connaître les principes fondamentaux du secrétariat ;
  • Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’Internet ;
  • Aisance avec l’outil informatique (plateformes et logiciels de gestion) ;
  • Savoir chercher une information et la mettre en application ;
  • Parfaite maîtrise de la langue française (niveau C2 exigé) ;
  • Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B1 à l’oral minimum) ;
  • Niveau BAC+ 2 minimum (secrétariat/bureautique).

Qualités requises :

  • Sens de l’accueil (savoir écouter et conseiller) ;
  • Rigueur, polyvalence et capacités d’organisation ;
  • Goût pour l’administratif et le travail en équipe ;
  • Force de proposition (communication) ;
  • Savoir gérer le stress et être réactif.
  • Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
  • Esprit de synthèse et d’analyse ;
  • Discrétion vis-à-vis des données qui pourront lui être confiées ;
  • Bonne présentation.

Conditions d’emploi :

  • Poste basé au sein de l’institut, espace Pôle Etudes ;
  • Contrat à durée déterminée (1 an) ;
  • Volume horaire : 40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi ;
  • Rémunération : selon les conditions de rémunération de l’Institut français ;
  • Être résident au Togo

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Pour postuler :

Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui ne détiennent pas la nationalité togolaise) est à adresser par voie électronique au plus tard le 5 juillet 2020, délai de rigueur, aux deux courriels suivants :

A mentionner en objet du courriel : Recrutement ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLE ETUDES

Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’institut.

NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.



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